Порядок на столе — порядок в голове: как содержать рабочее место в порядке

У каждого может быть своё представление о порядке: одним важно, чтобы на столе не было ничего лишнего, другим комфортно работать в окружении большого количества предметов. «Рамблер» разобрался, действительно ли важно поддерживать рабочее пространство в чистоте, и объясняем, как это делать.

Почему важен порядок

Существует много доказательств того, что беспорядок негативно влияет на качество жизни и здоровье. Одни учёные обнаружили, что уборка дома и рабочего пространства помогает лучше концентрироваться и обрабатывать информацию, а также повышает производительность. Если же перед глазами много визуального шума, то человек испытывает серьёзную когнитивную нагрузку и не может сосредоточиться. Другие исследователи подтвердили, что беспорядок может стать причиной стресса, беспокойства и депрессии.

Но наводить идеальную чистоту необязательно: достаточно сделать рабочее место комфортным.

Что сделать для организации рабочего места

Начинать можно постепенно, главное — сделать первый шаг.

Избавиться от лишнего

Чтобы поддерживать порядок на рабочем столе как можно дольше, важно сократить количество вещей, которые на нём находятся. В идеале на поверхности должны оставаться только те предметы, которые используются постоянно. Например:

• компьютер или ноутбук;
• зарядное устройство;
• настольная лампа;
• блокнот или ежедневник;
• канцелярские принадлежности: ручка, маркер, стикеры для пометок и т. д.;
• стакан с водой или для кофе/чая.

Чтобы рабочее место стало ещё более комфортным, можно поставить рядом с собой увлажнитель воздуха, небольшой USB-вентилятор, растение.

Всё остальное лучше убрать в ящик, на полку или в шкаф — туда, где вещи не будут мешать и захламлять пространство. Шкафы и полки тоже стоит время от времени перебирать, чтобы там не накапливался хлам.

Зонировать пространство

Главное правило — у каждого предмета должно быть своё место, иначе беспорядок быстро вернётся. Упорядочить пространство помогут следующие предметы и мебель:

• Лотки для документов. К примеру, в одном лотке можно хранить все входящие документы, а в другом — самые важные.

• Контейнеры для мелких предметов. Ручки, стикеры, скрепки и другие мелочи не должны лежать где попало: они будут постоянно теряться и мешать. Лучше держать их в специальных коробках.
• Полки и ящики. Можно использовать пространство под столом или рядом с ним для хранения вещей, которые не используются каждый день, но которые должны быть доступны при необходимости.
• Органайзеры для гаджетов и аксессуаров:

○ подставка для ноутбука приподнимает экран до уровня глаз и снизит нагрузку на шею и позвоночник;

○ держатель для телефона или планшета держит гаджет в вертикальном положении — это удобно для видеозвонков, просмотра видео или чтения сообщений, а ещё освобождает руки и снижает нагрузку на запястья;

○ коврик для мыши с выступом для запястья поддерживает руку в удобном положении;

○ несессер или клипсы для проводов и зарядок помогают упорядочить провода, адаптеры, наушники.

• Корзина для бумаг и мелкого мусора. Если она будет стоять рядом со столом, то не придётся каждый раз вставать.

Убираться

Регулярная уборка поможет избежать скопления мусора и хаоса. В конце каждого рабочего дня можно выделять 5-10 минут на то, чтобы:

• Прибраться на рабочем столе. Лучше сразу убирать ненужные бумаги и предметы, чтобы начинать следующий день с чистого и организованного пространства.
• Протереть рабочий стол и гаджеты от пыли и грязи. Для клавиатуры и мониторов можно использовать специальные салфетки.

• Вынести мусор. Так получится избежать неприятных запахов и скопления отходов. Это особенно важно делать в офисе, где работает много сотрудников, а ещё в том случае, если в урну выбрасывают органический мусор: огрызки от яблок, кожуру бананов и т. д.

Организовать цифровое пространство

Организация цифрового пространства так же важна, как и порядок на физическом рабочем столе. Хаос в файлах, папках и на рабочем столе компьютера может снижать продуктивность и вызывать стресс. Вот на что стоит обратить внимание:

• Рабочий стол. Удалите ненужные ярлыки с главного экрана, а оставшиеся — сгруппируйте по темам. Полезным будет использовать папки для сортировки файлов и спокойные обои.
• Файлы и папки. Папки с понятными названиями и файлы, разделённые по категориям и подкатегориям, помогут работать быстрее и эффективнее.
• Электронная почта. Почтовые сервисы предлагают много инструментов для сортировки, включая папки и фильтры, — ими стоит пользоваться. Регулярно очищайте входящие и отписывайтесь от ненужных рассылок.
• Браузер. Сразу закрывайте лишние вкладки. Сайты, к которым хочется вернуться, добавляйте в закладки — там, кстати, время от времени тоже стоит наводить порядок.

Как выработать привычку к порядку

На первых этапах помогут простые действия:

• Начать с малого. Не стоит пытаться сразу навести идеальный порядок — это может вызвать стресс и стать причиной прокрастинации. Начните с небольшой зоны, чтобы почувствовать прогресс и мотивацию продолжать.
• Установить напоминания. Они помогут не забывать об уборке или покупке канцелярии.
• Оценивать результаты и корректировать подход. Периодически анализируйте, что работает, а что нет. Например, если система хранения неудобна, измените её под свои нужды.
• Вдохновляться примерами. Иногда полезно смотреть, как организованы рабочие места у коллег или вдохновляться идеями из интернета. Это поможет найти новые решения.

Главное помнить, для формирования привычки всегда требуется время.

Если поддерживать порядок сложно

Есть разница между творческим беспорядком и настоящим хаосом. В первом случае человек обычно знает, где что лежит: просто у него своеобразный подход к организации пространства. Во втором случае найти нужную вещь на столе крайне сложно или даже невозможно.

Например, на рабочем месте Альберта Эйнштейна царил беспорядок, но кажется, он был организованным и не мешал учёному. Это не мешало работать продуктивно и другим известным людям: Марку Твену, Стиву Джобсу, Томасу Эдисону.

Одно из научных исследований показало, что преимущества есть как у порядка на рабочем месте, так и у беспорядка. Учёные провели эксперимент, разделив участников на две группы. Люди, которые работали за захламленным столом, генерировали больше креативных идей во время мозгового штурма, а ещё выбирали новые продукты вместо уже известных, когда им предлагали варианты. Те, кто сидел за чистыми столами, вели себя так, как от них этого и ожидали. Когда им предлагали яблоко или кусочек шоколада, они чаще предпочитали здоровую закуску.

Получается, что беспорядок — это не проблема, пока он не мешает работе. Но если хаос начинает влиять на продуктивность и вызывает негативные эмоции, стоит задуматься о том, чтобы что-то изменить, и сделать это не так сложно.

На работе – как дома: чек-лист предметов обихода для комфорта в офисе