Как спланировать командировку: чек-лист

Рабочую поездку может испортить что угодно: плохая погода, срыв брони в отеле или отмена важных переговоров. Зависящее от вас лучше заранее предусмотреть, чтобы настроиться на работу. Как подготовиться к командировке? Своим опытом поделились эксперты, которые много времени проводят в рабочих поездках в разные города России и за границу.

Шаг 1. Рассчитайте бюджет

Согласно Трудовому кодексу ТК РФ, работодатель обязан возместить траты на служебную командировку: перелёт, проживание и дополнительные расходы, связанные с проживанием. Заранее узнайте в бухгалтерии, когда будет оплачена командировка: деньги выдадут сразу или после поездки. Бывает так, что вы едете за свой счёт, а организация в дальнейшем компенсирует ваши расходы.

Составьте список предстоящих расходов

• билеты на самолёт или поезд туда и обратно;
• посуточная бронь хостела, гостиницы или отеля;
• транспорт — передвижение на автобусе, такси или прокат автомобиля (каршеринг);
• питание — входит ли оно в стоимость отеля или вы планируете питаться вне отеля;
• дополнительные расходы — например, вы хотите продолжать занятия спортом и в поездке: входит ли спортзал в стоимость отеля или необходимо доплачивать; планируете ли посетить в свободное время музеи или места отдыха, потребует ли это расходов и каких.

Определите в списке пункты, расходы по которым не будут возмещены организацией — так у вас сформируются две категории расходов: личные и рабочие (те, что вы подадите к возмещению, не забывайте сохранять платёжные документы).

Выясните финансовый лимит — сколько денег и на что конкретно вы имеете право тратить. Например, работодатель может ограничить траты на перелёт (только экономкласс) и проживание в отеле (не выше трёх звёзд) и пр.

Если отправляетесь в другую страну:

• Подготовьте наличные деньги для обмена на местную валюту (это можно сделать и заранее в своей стране).
• Узнайте, какие банки работают, и возьмите соответствующую банковскую карту с запасными деньгами.
• Наличные и карты храните отдельно (например, в кармане вашей одежды и внутри ручной клади), чтобы на случай кражи не остаться без ничего.
• Заранее оформите страховой полис для выезжающих за границу.

Шаг 2. Возьмите документы

Без важных документов командировка может не состояться. Это, как правило, главное в поездке, всё остальное при необходимости можно купить на месте.

• паспорт. Загранпаспорт и визу (если едете за границу);
• билеты на самолёт или поезд;
• ваучер, подтверждающий бронь в отеле;
• водительское удостоверение, если планируете арендовать автомобиль;
• приказ на командировку для оформления входа на мероприятия, связанные с работой;
• полис обязательного медицинского страхования;
• страховой полис для выезжающих за границу (если едете за рубеж).

Берите оригиналы документов, в том числе это касается билетов — распечатайте их на случай, если окажется невозможным показать электронный вариант.

Сохраните сканы документов в облаке. Если у вашей организации нет собственных облачных хранилищ, воспользуйтесь универсальным сервисом.

В командировке обязательно сохраняйте закрывающие документы — чеки и квитанции об оплате услуг, которые возмещает работодатель, чтобы отчитаться о расходах по возвращении на место работы.

Шаг 3. Соберите вещи

При сборе вещей эксперты рекомендуют проводить ревизию: сложить и взять небольшую паузу, чтобы затем пересмотреть, что из этого можно убрать. Так вы сможете оптимизировать багаж, не взять лишнего, продумать универсальный гардероб.

Несколько правил для сбора вещей:

• Вы едете в командировку, а не в туристическое путешествие, поэтому соберите рабочий гардероб, который подойдёт для деловых встреч и вечеров.
• Особое внимание уделите обуви. Большинство командированных должны много времени проводить на ногах (посещать предприятия, партнёров, стоять на профессиональных выставках, посещать с экскурсиями или ревизией производства и офисы и пр.). Как правило, ноги испытывают повышенные нагрузки — позаботьтесь о них заранее.
• Узнайте прогноз погоды в дни командировки и выберите подходящую одежду и аксессуары (зонт, солнцезащитные очки и пр.).
• Ознакомьтесь с традициями города или страны, чтобы проявить уважение к населению. Например, в Республике Дагестан приезжие в соответствии с принятыми правилами стараются носить закрытую одежду (не видно плеч, ног ниже колена, декольте, живота).

Как одеваться на работу: советы стилиста

Какую технику брать с собой

• ноутбук;
• зарядные устройства;
• наушники;
• внешний аккумулятор;
• переходник для розеток, если едете за границу (заранее изучите вопрос, какие розетки в стране, куда вы отправляетесь).

Возьмите самое необходимое в ручную кладь, остальное уберите в чемодан. Позаботьтесь об аптечке: если командировка за границей, то берите разрешённые таможенной службой препараты (статья с примерами).

Шаг 4. Организуйте рабочее пространство

Для специалистов, кто и на выезде работает по офисной схеме, уместны следующие советы.

В бизнес-отелях номера уже обустроены для работы: есть отдельные зоны или даже целые кабинеты, переговорные комнаты, а ещё высокая шумоизоляция для проведения переговоров (в соседнем номере не услышат). Обычный отель тоже подойдёт, но при бронировании обязательно узнайте, есть ли в номере необходимое для работы:

• быстрый и стабильный интернет;
• широкий стол и удобное кресло;
• розетки расположены в рабочей зоне;
• достаточно освещения.
• сейф для хранения ценных вещей, в том числе техники, например фотоаппарата.

Работать за ноутбуком можно в любой кофейне или коворкинге недалеко от места проживания. Для организации личной деловой встречи с коллегами рекомендуем арендовать апартаменты с уже оборудованной рабочей зоной или мини-офис.

Эксперты по опыту знают, что начать работу можно уже в дороге: заранее скачайте документы и таблицы или используйте программы с облачным хранилищем (сохраняют данные без интернета).

Шаг 5. Запланируйте встречи

В соответствии с целями и задачами вашей командировки составьте график поездок и рабочих встреч. Можно воспользоваться ежедневником или мобильным планером: какие встречи необходимо посетить, с кем и о чём договориться, где выступить. Если вы руководитель, позаботьтесь о контакте с подчинёнными — оставьте запасные контакты для связи с вами на случай, если окажетесь недоступны (номер отеля или заказчика).

• Скачайте карту места, куда вы отправляетесь, и познакомьтесь с местностью, чтобы не заблудиться, когда поедете на переговоры.
• Заранее установите переводчик, если плохо владеете языком страны пребывания.
• Заранее узнайте номера телефонов такси, чтобы на месте не оказаться в затруднительном положении, если вдруг будут перебои в мобильном интернете.

Главное о том, как организовать командировку

1. Спланируйте свои расходы. Разделите их на личные и рабочие. Выясните заранее, какие расходы берёт на себя ваш работодатель.
2. Сохраняйте платёжные документы, чтобы по возвращении передать их в бухгалтерию.
3. Не берите с собой много вещей, только самое необходимое — по погоде, месту и времени. Особое внимание уделите обуви — как правило, в поездках повышена нагрузка на ноги.
4. Обязательно проверьте чемодан накануне отъезда: не забыли ли рабочую технику и необходимые документы (их лучше переложить поближе — в ручную кладь).
5. Выбирая место проживания, выясните, есть ли там всё необходимое для работы, если нет — найдите альтернативу, где недалеко можно спокойно заняться делами. Распланируйте командировку по часам, чтобы всё успеть.
6. Главное в поездке — документы (всё остальное, как правило, можно купить в магазинах). Дублируйте их: сделайте физические копии и дубли в облачных сервисах.

Соврал — работу потерял: законна ли при трудоустройстве проверка на детекторе лжи