Как провести совещание продуктивно и с пользой: советы опытных руководителей
Совещания — неотъемлемая часть работы, которая нравится далеко не всем. Особенно если начальство любит собирать планёрки чуть ли не каждый день, подолгу рассказывать о планах компании и раздавать бесконечные задачи. Неудивительно, что сотрудники не всегда внимательны на таких встречах и могут отвлекаться, тем более если они работают на удалёнке. Недавний опрос показал, что делают россияне во время рабочих совещаний.
Чек-лист: шесть утренних привычек, чтобы оставаться продуктивным до 18:00
Что делают россияне во время совещаний
Аналитики ВТБ провели интересный опрос: они спросили у россиян, чем те заняты во время рабочих совещаний. Учитывались не только офлайновые встречи, но и планёрки в онлайн-формате.
Выяснилось, что очные встречи с руководством больше дисциплинируют сотрудников: две трети опрошенных внимательнее вникают в разговор и делают себе пометки. При этом каждый четвёртый респондент признался, что даже в ходе офлайн-совещаний думает о посторонних вещах. Кто-то решает, чем заняться после работы или куда сходить вечером, кто-то читает почту с телефона или просматривает новые посты в социальных сетях.
Если же совещание проходит онлайн, сосредоточенность сотрудников ощутимо падает. Только половина участников внимательно слушает спикеров и вникает в ход их мыслей. Другая половина занимается самыми разными вещами: 44% заняты другими рабочими задачами, 24% заходят в соцсети или листают новостные посты, 16% готовят или едят, 13% выключают камеру и делают домашние дела, ещё 8% отвлекаются на компьютерные игры.
81% участников опроса уверены, что никогда не «палились» перед коллегами и начальством, если отвлекались во время рабочих встреч на посторонние вещи. Вместе с тем каждый пятый был уличён в невнимательности из-за вопросов невпопад или не включённой камеры.
Исследователи отмечают, что россияне решают другие вопросы во время совещаний не от хорошей жизни, а из-за слишком частых встреч по работе и нарастающей многозадачности.
На невнимательности во время совещаний попадаются не только рядовые сотрудники, но и чиновники. Нередко в новости попадают ситуации, когда первые лица отчитывают госслужащих за использование телефонов на рабочих встречах.
Страх, злость и усталость: как справляться с эмоциями на работе
Мнение руководителей
Опрошенные «Рамблером» руководители компаний с пониманием относятся к тому, что сотрудники могут отвлекаться во время рабочих встреч, и пытаются проводить совещания так, чтобы они были максимально эффективными для всех.
Утром и кратко
«Как руководитель я понимаю, что эффективность совещаний напрямую зависит от их организации и вовлечённости участников. В нашей компании мы применяем практики, чтобы минимизировать отвлечения сотрудников».
Вадим Тымчикгендиректор консалтинговой компании «Элементум Технолоджис»
Эксперт рассказал, что в их организации используются следующие методы:
- Перед совещанием в компании делают рассылку повестки с обозначением чётких целей и ожидаемых результатов, чтобы участники могли подготовиться и сосредоточиться на обсуждаемых вопросах.
- Встречи проводят в первой половине дня, когда сотрудники наиболее продуктивны.
- Длительность встреч ограничивается 45 минутами, чтобы избежать усталости и потери концентрации у людей. Если обсуждение вопросов не укладывается в 45 минут, участники совещания уходят на небольшой перерыв, а затем собираются заново или переносят продолжение на другой день.
- Чтобы встречи не были монотонными, в их повестку включают интерактивные сессии, например опросы или короткие обсуждения в малых группах, чтобы поддерживать интерес и активное участие команды.
- Ещё одна техника — «минута тишины». Иногда совещания начинаются с короткой паузы, чтобы участники могли настроиться и сосредоточиться на предстоящем обсуждении.
«Мы поощряем открытое обсуждение сложных или неудобных тем, чтобы устранить напряжение и повысить доверие в команде. Часто бывает так, что ключевые инсайты или наблюдения участники совещания не высказывают вслух из разных соображений, порой из-за элементарного стеснения. Мы последовательно приучили коллектив к тому, что искренность экономит массу ресурсов у всех участников процесса и, какой бы неудобной ни была обратная связь, лучше дать её как можно раньше», — отметил Вадим Тымчик.
Как не раздражать коллег в рабочих чатах: советы и лайфхаки
Тайминг и контроль
Гендиректор коммуникационного агентства FPR Мария Платонова тоже старается проводить совещания так, чтобы сотрудники меньше отвлекались на посторонние или другие рабочие задачи. Тем более что большинство сотрудников в её компании — представители поколения зумеров в возрасте 23–24 лет.
«Молодые люди сейчас буквально живут с компьютером, "приклеенным к ладошке". И на совещания приходят с ноутбуками, в них миллион мессенджеров, задач в "Битриксе", по которым приходят уведомления. Ребята хорошо воспитаны и обучены быстро реагировать на запросы. Они отвлекаются, порой из самых благих целей, но совещания от этого страдают».
Мария Платоновагенеральный директор коммуникационного агентства FPR
Советы эксперта:
- Не нужно ждать, что люди сознательно не будут отвлекаться на совещаниях. Руководителям нужно самим установить понятные правила проведения рабочих встреч. Например, приглашать на планёрки сотрудников без ноутбуков.
- На время встречи назначить ответственного, который будет фиксировать основные моменты.
- Можно использовать песочные часы, например на 30 минут. Мария Платонова во время совещаний ставит часы на стол, чтобы все понимали, сколько осталось до конца встречи.
«Ещё один лайфхак: инициатор совещания или специальный модератор должен следить, чтобы разговор на планёрке не уходил от обозначенной темы. Как только беседа сворачивает не туда, ответственный прерывает собеседников и напоминает о первоначальной теме совещания. Если нужно проговорить отдельные вопросы, то для этого можно назначать другую встречу, чтобы не смешивать всё в одну кучу. И на следующем совещании сразу начинать с вопросов, которые планировали дообсудить. Благодаря этим правилам совещания у нас теперь проходят быстрее и эффективнее», — говорит Платонова.
Как договориться с семьёй и питомцами, работая из дома
Стендап и о главном
Ключ к вовлечению сотрудников в совещания не запреты, а смена подхода к проведению таких встреч, говорит гендиректор коммуникационного агентства The Mellows Иван Пачко. Во время планёрок он применяет несколько инструментов, которые помогают делать встречи с командой продуктивнее.
- Один из инструментов — совещание стоя. Формат «стендап-встреч» по аналогии с ИТ-командами прижился не только там.
«Мы проводим короткие 15-минутные собрания стоя, вне переговорки. Это помогает держать темп и не отвлекаться — физически неудобно затягивать или отвлекаться на телефон. Этот метод упоминается в практиках многих российских команд, включая "Яндекс" и "СберТех"».
Иван Пачкогендиректор коммуникационного агентства The Mellows
- Чтобы не перегружать повестку, организаторам совещаний полезно следовать принципу «один совещающийся — одна тема». То есть один человек выносит один вопрос. Это снижает уровень «фона» и удерживает внимание даже в больших командах.
- На некоторых встречах используется формат «модератор-неформал»: сотрудник отвечает за лёгкость подачи, юмор и вовлечение коллег. Это снижает уровень стресса и помогает не «выключаться».
«Если кто-то просто "отчитывается", мы заменяем встречу на письменный бриф или голосовое сообщение. Живой разговор должен быть для обсуждения, споров, решений. Также мы практикуем публичный тайминг. Во время встречи на экране висит таймер: у каждого вопроса есть строго отведённое время. Это заставляет говорить по делу и даёт ощущение контроля, особенно в онлайн-формате», — пояснил Иван Пачко.
Простые и эффективные методы тайм-менеджмента для тех, кому сложно концентрироваться