Каждый третий офисный сотрудник в России тратит от двух до четырёх часов в день на рутину, выяснил аналитический центр НАФИ совместно с «Яндекс 360» в ходе опроса. Чаще всего офисники сталкиваются с рутиной при сборе и хранении документов, организации совместной работы с командой над документами, в переписках с клиентами и подрядчиками, рассылках, отправке материалов по почте и в мессенджере, а также при подготовке материалов к встречам. Чаще всего эту работу можно было бы ускорить, используя специальные инструменты. Больше часа в день на рутину, как правило, тратят сотрудники, которые занимаются проведением встреч, интервью, презентаций, редакцией документов, сбором информации ко встречам. Те, кто ведёт переписки с клиентами и организует совместную работу над документами, тратят на это от двух до четырёх и более часов в день. Чаще всего рутина настигает сотрудников, когда им приходится:

постоянно переключаться между разными сервисами: почта, мессенджеры, хранилища файлов (28%);
долго искать нужные документы (27%);
путаться при организации коллективной работы над ними (27%);
страдать из-за отсутствия централизованного хранилища файлов (23%).

В крупных компаниях и компаниях с филиалами эти проблемы усугубляются. Бороться с рутинными процессами на работе помогают цифровые инструменты:

облачное хранение файлов;
электронный документооборот;
сервисы видеоконференций с возможностью записи, демонстрации экрана;
онлайн-редакторы документов;
мессенджер;
календарь-планер;
сервисы управления проектами и контроля выполнения задач.

Они позволяют сотрудникам быстрее работать и сосредотачиваться на действительно важных задачах. Примечательно, что 76% работников компаний, где современные цифровые инструменты ещё не используются, хотели бы внедрить их в свою работу. Высвободившееся благодаря онлайн-офисам время сотрудники готовы направить на работу над отложенными проектами и новыми идеями, профессиональное развитие, поиск новых решений и участие в инициативах компании. Ещё часть отметили, что внедрение цифровых решений сократило бы переработки, позволив отдохнуть и восстановиться.

«Это достаточно типовая и понятная проблема, думаю, с ней сталкиваются почти все. Помогают корпоративные порталы, системы управления знаниями, корпоративные мессенджеры. Они часто работают в связке с искусственным интеллектом. Это позволяет очень быстро находить нужную информацию — через интерфейс, поиск или чат-бота. Использование таких инструментов действительно экономит время сотрудников. И не только два — четыре часа, иногда даже больше, это зависит от зрелости организации и её масштаба. Если какие-то решения были внедрены раньше, эффект будет меньше — просто потому, что процессы и так были выстроены. А вот если до этого всё лежало на сетевых дисках и информация передавалась из уст в уста, экономия может быть значительно больше».

Виталий Чесноков

генеральный директор и партнер в компании QSOFT

По словам Стаси Зенцовой, всё больше цифровых инструментов входит в повседневную рабочую жизнь и их основная задача — сделать рутинные процессы более лёгкими и быстрыми в исполнении. Например, для рекрутеров разработаны CRM-системы, которые позволяют в одной базе вести информацию по кандидатам, формировать и размещать вакансии, обсуждать кандидатов с нанимающим менеджером. И всё это — в одном месте, с возможностью работать из любой точки мира. Это действительно упрощает работу и сокращает время на согласования и уточнения.

«Другой пример оптимизации рутинных задач — чат-боты, у которых очень разнообразный функционал: от общения с клиентами до оформления документов. Я никогда не засекала время и не могу сказать точно, сколько часов высвободилось, но заметила, что благодаря использованию цифровых помощников я и коллеги стали чаще уделять внимание интересным задачам и делать больше, чем ранее».

Стася Зенцова

сооснователь проекта «Карьера без барьера», HR-менеджер, профориентатор взрослых

Всероссийский опрос проведён в апреле 2025 г. Опрошены 1400 человек в возрасте 18 лет и старше. Работа, перейди на Федота: что делать, если совсем не хочется трудиться