ALPEN — немецкая точность: как эффективно планировать день и успевать всё

У всех в сутках 24 часа, но одни успевают всё — работать, учиться, заниматься йогой, гулять с близкими, — а другие пропускают обед и часто опаздывают. Дело не в количестве ежедневных задач или образе жизни. Есть инструменты тайм-менеджмента, которые помогают правильно расставить приоритеты, спланировать день, избегая суматохи. Если внедрить эти инструменты в жизнь, можно высвободить больше свободного времени. «Рамблер» узнал об одном из самых популярных и эффективных методов планирования — ALPEN, или Альпы.

Что такое ALPEN

Метод ALPEN (Альпы) — система планирования дня с акцентом на организацию рабочего времени и расстановку приоритетов.

Цель использования метода Альпы — разумно управлять своим временем, повысить личную эффективность и не выгореть от количества дел.

Метод разработал в конце XX века Лотар Зайверт — немецкий эксперт по тайм‑менеджменту, оратор и профессор экономики. ALPEN происходит от немецкой аббревиатуры, в которой каждая буква обозначает ключевой этап планирования:

1. A (Aufgaben) — список задач
2. L (Länge schätzen) — длительность их выполнения
3. P (Pufferzeiten einplanen) — буфер (запасное время, перерывы)
4. E (Entscheidungen treffen) — приоритеты
5. N (Nachkontrolle) — контроль, итоги

В русском языке прижилось название Альпы — отсылка к одной из самых высоких горных вершин, которую мечтают покорить многие альпинисты.

© seiwert Keynote-Speaker GmbH

Суть метода — выбрать из списка задач первостепенные для выполнения, оценить, сколько времени необходимо на их выполнение, отметить перерывы на отдых.

Как планировать дела методом Альпы

Этап 1. A (Aufgaben) — составить список задач

Выделяем 15–30 минут в день на то, чтобы составить расписание дел. Нужно выписать все задачи — в блокнот, ежедневник, в заметки на телефоне или компьютере.

Не бойтесь, если список окажется слишком длинным: на этом этапе мы фиксируем всё, что хотим сделать.

Для удобства сгруппируйте задачи в группы. Например, по сферам: «работа», «семья», «хобби». Или по проектам: «конференция», «генеральная уборка», «диплом», «отпуск».

Составление списка концентрирует внимание на задачах и мотивирует вас выполнить запланированное.

Этап 2. L (Länge schätzen) — оценить время на выполнение

Одна из главных ошибок в тайм-менеджменте — пытаться «впихнуть» в план больше дел, чем физически можно успеть выполнить за день. Чтобы этого избежать, оцените, сколько времени может уйти на выполнение каждой задачи из списка. Сроки должны быть конкретными и реалистичными. Опирайтесь на свой прошлый опыт и комфортный темп работы.

Вначале будет сложно правильно определить нужный временной интервал, затем станет легче. Например, вы закладывайте на ежедневную уборку 40 минут, хотя на самом деле тратите час.

Запишите предполагаемое время напротив каждой задачи. Например:

1. Зарядка — 15 минут.
2. Записаться на стрижку — 10 минут.
3. Работа над проектом — 180 минут.
4. Совещание — 40 минут.
5. Уборка — 30 минут.
6. Встреча с другом — 90 минут.

Этап 3. P (Pufferzeiten einplanen) — заложить буферное время

Обязательно выделяйте дополнительное (буферное) время между задачами. Это паузы между делами или свободное время, которое можно использовать для решения непредвиденных вопросов.

Без буферного времени дневной план рискует посыпаться из-за небольшой задержки или форс-мажора.

Например, на созвон с клиентом вы заложили 15 минут, а диалог затянулся на 40 минут и вымотал морально — пришлось взять паузу на кофе-брейк. Из-за этого вы на час позже сели за презентацию, не успели её подготовить и опоздали на совещание. В результате — стресс, усталость, выговор от начальства, недоделанный проект и низкая мотивация.

Резервирование времени помогает перераспределить временную нагрузку в течение дня в случае непредвиденных обстоятельств.

В рамках метода Альпы рекомендуется распределять время по принципу 60 на 40:

• 60% времени — на выполнение поставленных задач;
• 40% — запасное время на непредвиденные обстоятельства.

Задачи по методике ALPEN тоже строятся по принципу 60 на 40:

• 60% — время на задачу,
• 40% — неприкосновенный запас на непредвиденный случай.

Например, если 8 часов из 24 забирает сон, оставшиеся 16 часов нужно распределить так: 9 часов 36 минут — на выполнение задач из списка, 6 часов 24 минуты — буферное время.

Этап 4. E (Entscheidungen treffen) — расставить приоритеты

Когда задач больше, чем часов на их выполнение, важно определить приоритеты. Проанализируйте, какие вопросы нужно решить в первую очередь, а какие могут подождать.

На этом этапе можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра — системой приоритетов, которая делит задачи по степени важности и срочности.

Все задачи из вашего списка нужно разделить на четыре категории:

1. Важные и срочные — ими нужно заняться в первую очередь.
2. Важные, но не срочные. К этим нужно перейти после того, как будут выполнены все задачи из первой группы.
3. Срочные, но неважные — задачи, которые можно делегировать.
4. Неважные и несрочные — им время выделяется по остаточному принципу. Времени нет — перенесите задачи из этой категории на другой день, делегируйте их или вычеркните.

© Рамблер

Этап 5. N (Nachkontrolle) — оценить результаты

Важно не только составить план, но и оценить, насколько точно удаётся ему следовать.

В конце дня откройте свой список задач. Посмотрите, какие задачи были выполнены, а какие нет. Проанализируйте, почему так вышло. Возможно, на какие-то задачи требовалось заложить больше времени — учтите это при составлении следующего списка. Если второстепенные задачи помешали выполнить главные, подумайте, как этого избежать впредь, и проведите работу над ошибками.

Чтобы скорректировать работу в рамках ALPEN, задайте себе эти вопросы:

1. Сколько задач из списка мне удалось выполнить и что в этом помогло?
2. Верно ли я определил время на каждую задачу?
3. Правильно ли были расставлены приоритеты?
4. Достаточно ли времени я заложил в качестве буфера?
5. Не слишком ли много времени отняли неважные и несрочные задачи?
6. Какие дополнительные задачи не из списка отнимали моё время и могу ли я учесть это в будущем?
7. Как сделать выполнение плана более комфортным?

Теперь переходите к составлению списка задач на следующий день с учётом сделанных выводов.

Не открывайте почту с утра: эти 5 правил планирования изменят вашу карьеру

Как использовать метод Альпы

Этот метод подходит для людей с регулярным графиком работы и тех, кто стремится к высокой самоорганизации. Людям творческой профессии с ненормированным графиком будет сложнее внедрить этот метод, но он поможет упорядочить дела.

В бизнесе, работе

Предпринимателям и сотрудникам метод Альпы поможет структурировать рабочие задачи, планировать график проектов и совещаний, выполнять дедлайны и снизить число форс-мажоров.

План рабочего дня маркетолога с ALPEN может выглядеть так:

A — список задач:

• Подготовить отчёт о рекламной кампании.
• Встретиться с клиентом.
• Дать ТЗ дизайнерам.
• Провести совещание.

L — Длительность:

• Подготовить отчёт о рекламной кампании — 180 минут.
• Встретиться с клиентом — 60 минут.
• Разработать и отправить ТЗ дизайнерам — 90 минут.
• Провести совещание — 40 минут.

P — буфер:

• Подготовить отчёт о рекламной кампании — 180 минут.
• Перерыв на кофе — 20 минут.
• Встретиться с клиентом — 60 минут.
• Дорога до места встречи, перерыв — 40 минут.
• Разработать и отправить ТЗ дизайнерам — 90 минут.
• Перерыв — 10 минут.
• Провести совещание — 40 минут.
• Перерыв — 20 минут.

E — приоритеты:

• Подготовить отчёт о рекламной кампании — блок с графиками поручить сделать помощнику маркетолога.
• Встретиться с клиентом — приоритет.
• Разработать и отправить ТЗ дизайнерам — поручить сделать помощнику, проверить итоговый вариант ТЗ.
• Провести совещание — приоритет.

N — контроль, итоги:

Был долгий разговор с заказчиком по телефону — более 30 минут. Пришлось перенести совещание на утро следующего дня. Запланировать время на незапланированные звонки — прибавлять к ним 15 минут.

В повседневной жизни

Метод Альпы в повседневной жизни поможет сохранять баланс между работой, хобби и личной жизнью. План дня с ALPEN может выглядеть так:

A — список задач:

• Завтрак и уборка на кухне.
• Работа.
• Прогулка с собакой.
• Покупка продуктов.
• Ужин.
• Вечерний просмотр фильма с семьёй.

L — Длительность:

• Завтрак и уборка на кухне — 30 минут.
• Работа — 540 минут.
• Прогулка с собакой — 20 минут.
• Отвезти ребёнка в бассейн — 15 минут.
• Покупка продуктов — 40 минут.
• Ужин — 50 минут.
• Вечерний просмотр фильма с семьёй — 90 минут.

P — буфер:

• Завтрак и уборка на кухне — 30 минут.
• Перерыв — 10 минут.
• Работа — 540 минут.
• Перерывы каждые два часа по 15 минут.
• Обед — 60 минут.
• Прогулка с собакой — 20 минут.
• Перерыв, переодеться — 15 минут.
• Отвезти ребёнка в бассейн — 15 минут.
• Покупка продуктов — 40 минут.
• Перерыв — 10 минут.
• Ужин — 50 минут.
• Перерыв — 10 минут.
• Вечерний просмотр фильма с семьёй — 90 минут.

E — приоритеты:

• Завтрак и уборка на кухне — попросить мужа убрать на кухне.
• Работа — 540 минут — приоритет.
• Прогулка с собакой — 20 минут — попросить сына.
• Отвезти ребёнка в бассейн — приоритет.
• Покупка продуктов — приоритет.
• Ужин — приготовить — приоритет.
• Вечерний просмотр фильма с семьёй — можно перенести на следующий день.

N — контроль, итоги:

Много времени провела в магазине, покупая продукты. Не хватило времени на семейный просмотр фильма и общение с детьми. Еду можно заказать через службу доставки — высвободится 40 минут времени.

В учёбе

ALPEN эффективен при планировании времени во время учёбы. Актуален для студентов, которым предстоит сессия или нужно в сжатые сроки написать курсовую или дипломную работу. План написания диплома по методу Альпы для студента может выглядеть так:

A — список задач:

• Поиск литературы и исследований по теме диплома.
• Написание введения.
• Сбор и анализ данных.
• Написание основной части.
• Подготовка к защите диплома.

L — Длительность:

• Поиск литературы и исследований по теме диплома — 3 дня.
• Написание введения — 1 день.
• Сбор и анализ данных — 3 дня.
• Написание основной части — 5 дней.
• Подготовка к защите диплома — 3 дня.

P — буфер:

• Поиск литературы и исследований по теме диплома — 3 дня.
• 1 дополнительный день.
• Написание введения — 1 день.
• 1 дополнительный день.
• Сбор и анализ данных — 3 дня.
• 1 дополнительный день.
• Написание основной части — 5 дней.
• 2 дополнительных дня.
• Подготовка к защите диплома — 3 дня.
• 1 дополнительный день.

E — приоритеты:

Все задачи приоритетны. Некоторые задачи можно делать параллельно: например, искать литературу и писать теоретическую часть диплома. Так можно сэкономить один день.

N — контроль, итоги:

На подготовку и защиту диплома нужно было заложить больше времени, так как необходимо было собрать и подписать сопроводительные документы от научного руководителя, рецензента и руководителя дипломной практики.

Сравнение с другими системами планирования

Метод Шваба, или «метод 25 тысяч долларов»

Заключается в том, чтобы пронумеровать дела по степени важности и не переходить к следующей задаче, пока не выполнена приоритетная.

© Рамблер

Легенда гласит, что за простую идею нумерации задач американский инвестор и финансист Чарльз Шваб заплатил своему консультанту 25 тысяч долларов.

Минус метода: нет временных интервалов на выполнение задач.

Матрица Эйзенхауэра

Часть метода Альпы. Делим все задачи на 4 категории: важные и срочные (А); важные, но не срочные (B); неважные, но срочные (С); несрочные и неважные (D).

© Рамблер

Сначала выполняем дела из категории А, затем переходим к B. Категорию С выполняем по остаточному принципу или делегируем другому. Дела из категории D можно перенести на другой день и вычеркнуть из списка.

© Рамблер

Минус метода: нет временных интервалов на выполнение задач, не выделяется буферное время.

Метод 1-3-5

Суть метода в том, что на день мы планируем только девять задач:

• одна самая крупная и важная;
• три средних по значимости и сложности;
• пять мелких простых дел.

© Рамблер

Минус: необязательно заранее рассчитывать, сколько времени займёт каждое из дел, в отличие от метода Альпы, где определение конкретных сроков — один из важнейших принципов системы планирования.

Метод «помидора» (Pomodoro)

Суть метода — чередовать периоды концентрированной работы с паузами на отдых, пока задача не будет выполнена.

В методе есть пять основных этапов:

1. Выбираем конкретную задачу.
2. Настраиваем таймер на 25 минут — за это время нужно полностью сосредоточиться на работе.
3. 25 минут сконцентрированно работаем над задачей, ни на что не отвлекаясь.
4. Через 25 минут делаем пятиминутный перерыв на отдых.
5. Повторяем цикл. После четырёх полных циклов делаем более длинный перерыв на 15–30 минут, чтобы отдохнуть и перезарядиться.

И так — пока задача не будет выполнена.

Минус: в отличие от Альпы, этот метод не предполагает ограничивать время на выполнение конкретной задачи, а значит, мы можем слишком долго работать над одним проектом и не успеть сделать другие важные дела.

Сравнение методов планирования

Метод Альпы — одна из самых продвинутых современных систем планирования. Её автор взял лучшее из других систем: структурировал, улучшил и убрал лишнее.

© Рамблер

Как всё успевать на работе и дома: эффективные методы планирования

Плюсы и минусы метода Альпы

Преимущества метода:

• Структурированный план на день — экономит время.
• Позволяет определить приоритетные задачи и время на их выполнение.
• Снижает риск авралов и уровень стресса за счёт буфера.
• Повышает личную продуктивность.
• Держит в тонусе и концентрирует внимание на основных задачах.

Недостатки метода

• Требует времени и усилий на освоение.
• Нужна высокая самодисциплина, чтобы ежедневно составлять план и анализировать результаты.
• Метод сложно применять при плохо предсказуемом графике.
• Формализует процесс.
• Высокая зависимость от верной оценки сроков выполнения даже при наличии буфера.

Главное о планировании методом ALPEN

1. Создатель метода ALPEN выбрал лучшее из других систем тайм-менеджмента: структурировал, усовершенствовал и убрал лишнее.
2. Метод Альпы — универсальный метод планирования, который подходит для работы, бизнеса, учёбы, повседневной жизни.
3. ALPEN стоит выбирать тем, кто любит дисциплину и имеет регулярный график работы. Людям творческой профессии с ненормированным графиком метод поможет упорядочить дела.

Уроки планирования и продуктивности от великих людей: Екатерина II, Леонардо, Франклин, Баффет, Гант