Обратная связь, после которой коллеги не подают в суд: лайфхаки для рабочего общения

Сотруднику важно понимать, что о его работе думают руководитель и коллеги. Это помогает оставаться продуктивным и иметь представление о том, куда расти в профессии. Но обратную связь работники получают не всегда. По данным исследования СберУниверситета, только 20% работников фидбэк дают каждую неделю, 44% — только раз в месяц или реже. Для чего нужна обратная связь в коллективе и как её высказывать, «Рамблеру» рассказала карьерный консультант Жанна Седова.

Почему обратная связь важна

Она помогает избежать ошибок, лучше выполнять задачи и развиваться в профессии. С помощью регулярной обратной связи коллеги обмениваются мнениями, чтобы улучшить процессы, поделиться опытом или передать важную информацию. У фидбэка всегда есть цель. Например, его дают, чтобы качественнее выполнить задачу, найти альтернативный способ её решения или подсказать, какие профессиональные навыки стоит развить.

Правильная обратная связь от коллег и руководителя поможет сотруднику:

• увидеть свои сильные и слабые стороны;
• почувствовать свою значимость для компании;
• понять, куда расти в профессии;
• не терять мотивацию к работе;
• выстраивать доверительные отношения в команде.

Задача фидбэка — не просто отметить факт проступка или успеха сотрудника. Обратная связь должна включать анализ: нужно разобраться, почему так произошло, и сделать выводы, что изменить, а что усилить.

В зависимости от ситуации фидбэк может быть разного вида:

1. Поддерживающий. Такая обратная связь нужна, чтобы похвалить сотрудника и подтвердить, что он всё делает верно. При этом важно, чтобы положительный отзыв был конкретным: не «ты отлично работаешь», а «когда ты стал заниматься этим проектом, количество клиентов увеличилось на 10%. Это позволило компании увеличить выручку. Спасибо за твою работу».
2. Развивающий. Его цель — помочь сотруднику профессионально расти. Для этого необходимо сначала оценить его текущий уровень, а затем обсудить, какие компетенции нужны ещё и как их получить. Например, сказать: «В своём докладе ты отлично показал важные этапы работы. Немного не хватило уверенности во время выступления. Могу посоветовать отличные курсы, где учат проводить эффективные презентации». Вместо того чтобы критиковать: «Ты не очень удачно выступил с докладом, нужно ещё поучиться выступать».
3. Корректирующий. Фидбэк нужен, чтобы исправить ошибки в работе. Для этого можно спросить мнение коллеги, как исправить ситуацию, или предложить свой вариант и обсудить его. Например, работник регулярно сдаёт отчёты с опозданием и неточностями. В таком случае важно обозначить проблему и разобраться в её причинах. Возможно, сотрудник и сам расстраивается из-за срыва сроков, а ошибки возникают из-за перегруженности — ему просто не хватает времени на все задачи. Вместе с руководителем они могут обсудить возможные решения и разработать стратегию, как не допускать ошибок и срыва дедлайнов.

На любой вид обратной связи собеседник может отреагировать по-разному: одни спокойно воспринимают даже жёсткие замечания, других ранят мягкие и тактичные комментарии. Принять фидбэк человеку бывает сложно по нескольким причинам.

• Он не переносит критику — сотрудник считает себя всегда правым, а любое замечание бьёт по его самооценке.
• Не хочет развиваться — обратная связь по рабочим процессам не нужна, потому что специалист хочет действовать по привычным схемам и не заинтересован в профессиональном росте.
• Сомневается в компетенции — обратную связь трудно принять от коллеги или руководителя, если работник не уверен в их профессионализме.

Найти общий язык с коллегами: зачем нужны деловые игры и как они помогают в работе

Как давать обратную связь коллеге

Обычно сотрудники слышат обратную связь от руководителя — это часть его обязанностей. Однако и коллеги на одном уровне также могут делиться мнением о работе друг друга, особенно если ошибки одного влияют на результат другого. Такой фидбэк помогает создать в коллективе комфортную обстановку и работать продуктивнее.

Обратная связь должна быть полезной, а не сводиться к формальному диалогу между начальством и работниками либо между коллегами. Чтобы фидбэк был воспринят, помог улучшить процессы и повышал мотивацию, эксперт советует соблюдать несколько важных правил, которые подходят для горизонтальной и вертикальной коммуникации.

1. Выберите цель. Определитесь, какого результата вы хотите добиться: оценить заслуги коллеги или подчинённого, мотивировать его на обучение или не допустить повторения ошибок. Если руководитель хочет, чтобы обратная связь помогла его сотруднику лучше проводить переговоры с заказчиками, ему нужно дать не только корректирующий фидбэк, но и развивающий. Жанна Седова советует всегда начинать с поддержки и похвалы за проделанную работу и только потом вносить корректировки, предложения или уточнения. Это позволит собеседнику лучше воспринять фидбэк и сохранить мотивацию, даже если вы делаете серьёзное замечание по его работе.

Пример: коллега предлагает спорное решение, и вы точно знаете, что это ошибочный путь. Эксперт рекомендует поддержать инициативу, но мягко скорректировать. Скажите: «Классно, что ты это предложил. Видно, что проработал. Я бы чуть уточнил блок с бюджетом — возможно, стоит пересчитать под другие сценарии. Как думаешь, посмотрим вместе?» В таком варианте обратной связи собеседник увидит ваше участие и не потеряет мотивацию.

2. Подберите время и обстановку. Не затягивайте с фидбэком. Обсуждайте ошибки или успехи сразу, а не через месяц. Так человек быстрее поймёт, что нужно исправить. Но при этом оцените, когда лучше поговорить с коллегой и при каких обстоятельствах. Иногда ошибки работника можно разобрать при всех, чтобы их не совершали и другие члены команды. Если нужно обсудить индивидуальные промахи работника, поговорите с ним наедине, а благодарность можно выразить публично.

3. Подготовьтесь к разговору. Прежде чем начинать его, проанализируйте ситуацию, определите, на чём сделать акцент, и подумайте, как лучше донести информацию. Решите, в каком формате вы хотите дать фидбэк.

4. Обратите внимание на свои эмоции. Иногда случаются ситуации, когда конкретное действие коллеги или подчинённого вызывает негативную реакцию. Однако в любой ситуации говорите спокойно и по-деловому, ведь ваша цель — решить вопрос, а не устроить конфликт. Избегайте директив и давления. Вместо «переделай» лучше сказать: «А если попробовать вот так?», «Что думаешь, если уточнить вот этот момент?» или «Давай усилим вот здесь».

5. Приводите факты. Избегайте обобщений и оценок. В обратной связи опирайтесь только на конкретные действия. Например, ваш подчинённый ошибся при выполнении задачи, не закончил её вовремя, и это затруднило работу команды над общим проектом. Вместо «Ты всё испортил» сначала отметьте его работу, а потом обозначьте факт промаха и предложите решение: «Я вижу, ты старался, спасибо. Есть один момент: из-за сдвига сроков у команды поехал общий график. Давай подумаем, как перераспределить задачи, чтобы успевать в обозначенные сроки». Такой фидбэк прозвучит без обвинений, с фактами и вариантом решения проблемы.

6. Не переходите на личности. Оценивайте конкретные действия человека, а не его личные качества. Это может обидеть работника и испортить отношения между вами. Когда вы даёте обратную связь по профессиональным компетенциям сотрудника, ему проще будет принять фидбэк и сделать выводы. Например, вместо «ты рассеянный» скажите: «В презентации ты допустил ошибку, нужно переделать, пока проект не отправили партнёрам».

7. Зафиксируйте итоги разговора. В конце разговора чётко проговорите, какие изменения должны произойти и когда. Если не записать итоги разговора, сотрудник или подчинённый может забыть о договорённостях. Пропишите тезисы в отдельном документе или отправьте в чат, где общаетесь с коллегой. Так можно будет проверить, выполнены ли задачи. Например, напишите: «Ошибка, допущенная в отчёте, привела к перерасходу бюджета. Давай договоримся: в другой раз ты будешь перепроверять цифры перед сдачей документа.

Главное

1. Фидбэк нужен, чтобы улучшить рабочие процессы в команде, мотивировать сотрудников и увидеть точки роста.
2. Обратная связь может быть разных видов и зависеть от цели. Коллега или руководитель инициирует разговор, чтобы похвалить сотрудника, разобрать его ошибки или подсказать, какие навыки нужно развить.
3. Не всегда сотрудник готов принять обратную связь. Он может негативно отреагировать даже на тактичное замечание: причиной становится уверенность в своей правоте, сомнение в компетенции собеседника или нежелание развиваться.
4. Чтобы правильно дать фидбэк, определитесь, для чего он нужен, подготовьтесь к разговору и выберите подходящие время и место. Постарайтесь говорить спокойно и опирайтесь только на факты, избегая общих суждений.
5. После разговора дайте высказаться собеседнику и обсудите итоги беседы. Зафиксируйте договорённости и составьте план действий, которые нужно предпринять.

От неопытности, страха и комплексов: 7 ошибок, которые вы хоть раз совершали в карьере