Как уйти в отпуск и не думать о работе: простая инструкция в 5 шагов
Отпуск — одна из самых приятных вещей в работе. Но порой ещё до отдыха преследуют мысли о делах: не развалится ли всё без меня? Справлюсь ли я с горой задач, когда вернусь в офис? Из-за этого в отпуске сложно отключиться от работы: руки постоянно тянутся проверить корпоративную почту или зайти в чат с коллегами. Такой подход не позволяет полноценно отдохнуть и восстановиться. Чтобы отключить голову, нужно правильно подготовиться к временному отсутствию на работе. Как это сделать, «Рамблеру» рассказала Светлана Перкова — HR-эксперт, CEO агентства кадрового аутсорсинга ALL HR.
Большинство россиян работают в отпуске
По данным опроса «МТС Travel» и hh.ru, 80% россиян не могут отказаться от работы даже в отпуске. Причин несколько:
- 44% приходится работать на отдыхе из-за проблем с делегированием обязанностей.
- 33% трудятся из-за повышенного чувства ответственности.
- 32% работают из-за большого объёма задач.
- 28% помогают коллегам справляться.
- 17% делают это из-за любви к работе.
При этом 57% респондентов признались, что работа в отпуске влияет на их физическое и эмоциональное состояние, поскольку у них не получается полноценно отдохнуть.
Чтобы отпустить ситуацию и переключиться на отдых, нужно правильно настроиться и заранее подготовить «почву». То есть организовать работу так, чтобы отпуск стал возможностью для восстановления сил, а не источником стресса. Вот что советует Светлана Перкова.
Организуйте систему работы
Если существует система работы и алгоритм действий для разных ситуаций, в них можно внедрить любого сотрудника из вашего отдела, чтобы тот подхватил текущие задачи. Каждый этап их выполнения нужно описать и зафиксировать, например, в CRM-системе, где предусмотрено распределение ролей и зон ответственности.
Минимум за две недели до отпуска составьте список всех незавершённых задач и распределите их по приоритетам. Для этого можно воспользоваться онлайн-сервисами по управлению задачами и проектами — там удобно расставлять важность и делиться доступом с коллегами.
Важно делить проекты на части и оценивать сроки завершения каждого этапа. Помечайте задачи статусами «готово», «в процессе», «ожидает проверки» — это поможет вам и коллегам сориентироваться, какие задачи выполнены, а какие требуют особого внимания.
«В нашей компании бухгалтерия разбита по юрлицам, а не по участкам бухгалтерского учёта, и предполагает ведение всех участков до сдачи отчётности. Когда кто-то из сотрудников уходит в отпуск, его юрлица автоматически распределяются по оставшимся коллегам. Им заранее известно, что и когда нужно сделать: оплатить налоги, сдать отчёты, рассчитать зарплату. Информация закреплена в инструкциях и процедурах, и все сотрудники знакомы с этими правилами. Это делает уход в отпуск обычным делом, которое никак не влияет на стабильность работы отдела».
Светлана ПерковаHR-эксперт, CEO агентства кадрового аутсорсинга ALL HR
Пример. В отделе продаж пять человек, один ушёл в отпуск. Рабочие процессы зафиксированы в CRM-системе, в ней описаны все процессы, воронки, входящие, исходящие постоянных клиентов, источники привлечения. По каждому этапу выставлены задачи. Таким образом, каждый продавец точно знает об обязательствах перед клиентом.
Если кто-то не успел завершить задачу, программа напомнит об этом другим сотрудникам, и они возьмут дело на себя. Всё прозрачно: понятно, кому звонить, кого обслуживать, когда отправить счёт клиенту. Даже если сотрудник временно отсутствует, никто не потеряет продажи.
Организуйте передачу дел
Заранее организуйте передачу дел ответственным лицам. Если у них возникнут вопросы по вашим проектам, они смогут получить необходимые разъяснения лично у вас ещё до вашего ухода в отпуск. Строго придерживайтесь регламента работы отдела. Это позволит избежать возможных проблем и недопонимания.
Пример. Анна — руководитель проекта в отделе маркетинга. По регламенту она должна передать дела за пять рабочих дней до отпуска. За семь дней до него Анна составила реестр задач: статус, дедлайны, ожидаемые результаты и возможные риски. А за пять дней до отдыха распределила обязанности: Сергей отвечает за коммуникацию с клиентом, Ольга отвечает за публикации. Анна провела инструктаж для коллег и оформила для них временные доступы. В итоге коллеги смогли вовремя закрыть текущие задачи и выполнить KPI перед клиентами.
Отпуск без отрыва от работы: как устроить себе идеальный workcation
Решите вопрос с экстренной связью
Определите обстоятельства, в которых ваше вмешательство будет необходимо, и уточните возможные «сигналы тревоги». Не каждый вопрос требует немедленного звонка, а действительно критичные ситуации должны быть чётко регламентированы. Это могут быть технические сбои, репутационные риски компании, изменения на финансовом рынке.
Пример. Во время отпуска вы получаете сообщение от коллеги о крупном сбое системы безопасности компании, вызванном вирусной атакой. Согласно вашим договорённостям, этот случай подпадает под определение чрезвычайной ситуации. Коллега описывает проблему и предлагает созвониться. После обсуждения принимается оперативное решение: команда разворачивает резервную систему, восстанавливается работа сервисов, клиенты получают оповещение об инциденте и мерах по устранению последствий.
Настройте автоответ на письма и смените аватарку
Напишите сообщение в корпоративном чате или отправьте общее письмо, указав конкретные дни отсутствия и контакт другого сотрудника, к кому можно обращаться с вопросами.
Пример сообщения в корпоративном чате: «Уважаемые коллеги! С 1 по 10 июля я буду в отпуске. В случае возникновения вопросов, пожалуйста, обращайтесь к Ивану Петрову. Он будет курировать мои проекты в это время. Спасибо за понимание!»
Если вы работаете с клиентами, важно также уведомить их о вашем отсутствии. Это можно сделать через электронную почту или личные сообщения. Сообщение должно быть вежливым и информативным.
Пример письма клиенту: «Уважаемый Евгений, с 1 по 10 мая я буду в отпуске и не смогу отвечать на сообщения. На время моего отсутствия, пожалуйста, обращайтесь к Ивану Петрову по адресу [email] или телефону [номер]. Я свяжусь с вами сразу после возвращения. Спасибо за понимание! С уважением, [Ваше имя]».
Чтобы минимизировать вероятность получения рабочих сообщений, стоит временно изменить свою аватарку в мессенджерах. Стоит установить нейтральное изображение с пометкой «В отпуске до …».
Выбирайте места отдыха с надёжным интернетом
Во время ограничений работы мобильного интернета и связи важно выбрать место проживания с хорошим доступом к Wi-Fi. Реальность такова, что немногие могут позволить себе полностью отключиться от работы во время отпуска. Чтобы избежать навязчивых мыслей и беспокойства, лучше заранее убедиться, что у вас будет стабильный интернет. Это позволит в любой момент проверить рабочие вопросы и быть уверенным, что в компании всё спокойно.
Главное об уходе в отпуск
- Чтобы отключить голову от дедлайнов и рабочих задач в отпуске, нужно правильно подготовиться к временному отсутствию на работе, чтобы отдых не стал источником стресса.
- Эксперты советуют заранее организовать систему работы и алгоритм действий для разных ситуаций. Это позволит любому сотруднику отдела сразу включиться в ваши задачи.
- В системе работы нужно поделить проекты на части и оценить сроки завершения каждого этапа. Помечайте задачи статусами «готово», «в процессе», «ожидает проверки», чтобы коллеги понимали, какие задачи выполнены, а какие требуют особого внимания.
- Заранее организуйте передачу дел ответственным лицам, чтобы те могли уточнить детали до вашего ухода в отпуск.
- Определите ситуации, когда ваше вмешательство будет необходимо. Не каждый вопрос требует немедленного звонка, а действительно критичные ситуации должны быть чётко регламентированы.
- Настройте автоматический ответ на письма и смените аватарку, указав период вашего отпуска.
- Если переживаете за результат и готовы периодически проверять рабочую почту или корпоративные чаты, выбирайте места проживания на отдыхе с хорошим Wi-Fi.
Как включиться в работу после отпуска: 5 проверенных советов