Когда всё «горит»: 5 советов, которые помогут справиться с завалами на работе + чек-лист
Порой на работе кажется, что всё под контролем. А потом отпуск, больничный или длительный отгул — и вот вы погрязли в новых дедлайнах. Или задачи начинают сыпаться одна за другой, и завал формируется на ровном месте. Раньше задачи и дедлайны отмечали на листочках, а кто-то пользуется этим методом и сегодня. А можно всё делать в специальных системах и сервисах. Как с их помощью устранять завалы на работе, «Рамблеру» рассказал эксперт из системы управления рабочими процессами Kaiten. Мы собрали советы и практики, которые действительно помогают — и в разгар завалов, и для их профилактики.
Совет № 1. Посмотрите на всё сверху и расставьте приоритеты
Когда задач слишком много, первое, что стоит сделать, — просто собрать их в одно место. Выпишите весь список и напротив каждой задачи поставьте две цифры: насколько она важна (по шкале от 1 до 5) и сколько осталось до дедлайна (также по шкале от 1 до 5).
Индекс важности. Для оценки можно воспользоваться простым индексом: умножьте важность на количество дней до дедлайна и поделите на то, сколько времени займёт задача.
Затем оставьте задачи с самым высоким индексом и соберите их в отдельную колонку — только то, что действительно требует внимания в ближайшие несколько дней. Такой список проще держать под контролем, чем весь пул задач.
Совет № 2. Используйте готовые шаблоны для типичных нештатных ситуаций
Когда в очередной раз «всё пошло не так», самое тяжелое — начать действовать. Вместо того чтобы каждый раз судорожно собирать план на ходу, подготовьте простые шаблоны под стандартные сценарии. Например, они могут быть такими: «потерялись важные документы», «публичная жалоба» и другие.
Чек-лист с 3–5 шагами, указанием ответственных и примерным временем на выполнение сэкономит силы и поможет быстрее вернуть контроль над ситуацией.
Совет № 3. Запланируйте время для «тушения пожаров»
Если ваша работа предполагает частые срочные задачи, важно не просто реагировать на них по факту, а заранее выделять время для решения.
Запланируйте в календаре несколько коротких временных промежутков и держите это время про запас для срочного. По ситуации их можно сдвинуть, расширить или сократить. Главное, чтобы они были. Такой подход помогает сохранить фокус и не дать форс-мажорам занять весь день.
Например, менеджер может поставить в календарь три периода по 30 минут: утром, днём и ближе к вечеру. Если в разгар дня приходит срочный запрос от команды, он переносит задачу именно в этот слот и закрывает её без ущерба для остального расписания.
Совет № 4. Проводите короткую рефлексию по задачам
Когда задач много, легко потерять фокус. Вместо того чтобы паниковать, заведите утренний или вечерний ритуал — выберите самую важную задачу на день и ответьте себе на три вопроса:
- На каком этапе находится задача?
- Что мешает двигаться дальше?
- Что мне нужно, чтобы продвинуться?
Эта короткая разминка помогает переключиться с тревожных мыслей на способы решения задачи. В этом случае работает эффект Зейгарник: психологический эксперимент показал, что незавершённые задачи сильнее фиксируются в памяти, чем выполненные, и вызывают напряжение. Быстрая фиксация плана превращает незавершённое дело в понятные шаги и снижает этот когнитивный шум.
Совет № 5. Завершайте день на позитивной ноте
Старайтесь к концу дня закрывать хотя бы одну маленькую, но понятную задачу. Ощущение завершённости поможет мозгу снять накопившуюся тревожность.
Согласно правилу пика и конца, люди оценивают опыт по самому яркому моменту и финалу. Если день заканчивается конкретным результатом, например отправленным письмом, закрытым тикетом или зафиксированной договорённостью, то он воспринимается успешнее, а начинать работу на следующий день легче.
Всё в нашей голове: как переключиться с работы на отдых
Профилактика рабочих «пожаров»
Пожары не возникают из ниоткуда — чаще всего они начинаются с мелочей, на которые вы не обратили внимания. Чтобы не пришлось постоянно реагировать в режиме спешки, важно заранее замечать слабые места, регулярно наводить порядок в задачах и пересматривать процессы. Это не займёт много времени, но поможет сохранить устойчивость даже в загруженные периоды.
«Есть несколько основных причин авралов: отсутствие верхнеуровневого планирования, непрозрачность задач и отсутствие синхронизации внутри команды. При удалённой работе важно регулярно проговаривать, кто чем занят, иначе включается эффект испорченного телефона».
Алексей Халезовбизнес-лидер направления малого бизнеса в Kaiten
1. Закладывайте в день хотя бы час на «тихую» работу
Такой час — время, когда вы не тушите «пожары», а предотвращаете их. Например, сверяете планы, сортируете задачи, проводите небольшую рефлексию по тому, что в работе можно было улучшить на прошлой неделе. Вскоре вы заметите, что проблем становится меньше.
«У меня есть простой ритуал: надеваю наушники с шумоподавлением, включаю музыку, похожую на белый шум, и сажусь за задачу. Такие отрезки времени для сфокусированной работы действительно помогают», — говорит Алексей Халезов.
2. Замеряйте, сколько времени уходит на задачи
Если задачи горят, потому что вы не успеваете, начните измерять время. Можно просто засекать его на телефоне или воспользоваться трекером со встроенным таймером. Через неделю-две вы лучше поймёте, на что уходит день и где нужно перестроить планирование.
3. Ставьте приоритеты по целям, а не по настроению
Прежде чем браться за задачу, спросите себя: «Она помогает достигать моих целей? Целей команды? Целей бизнеса?» В таких случаях удобно использовать матрицу Эйзенхауэра:
- Срочно и важно — делать сразу.
- Важно, но не срочно — запланировать.
- Срочно, но не важно — делегировать.
- Не срочно и не важно — убрать.
Допустим, менеджер IT-проекта ведёт крупного корпоративного клиента. Сроки горят, но проект ещё не вышел на финальную стадию. Чтобы не распыляться, задачи можно быстро разложить по приоритетам.
«Ещё один способ приоритизировать задачи — это оценить их влияние на ключевые бизнес-показатели. Мы с командой смотрим, какие задачи напрямую связаны с ростом метрик и достижением стратегических целей. Это помогает быстрее принимать решения и даёт уверенность, что мы движемся в правильном направлении», — отмечает эксперт.
4. Просите совета и показывайте свой календарь
Покажите, как вы планируете день, более опытному коллеге. Иногда со стороны легче увидеть, что можно упростить, делегировать или вообще убрать.
На практике это может выглядеть так: человек показывает план на день, где восемь задач, и все «важные». Например, в плотном графике часто оказываются несколько задач, которые дублируют друг друга или могут быть объединены. Вроде трёх писем, которые проще обсудить в одном коротком созвоне. А часть активности и вовсе можно отдать другому члену команды. Такой разбор помогает убрать лишнее и освободить пару часов в день.
«Важно не замыкаться в себе, а взаимодействовать с командой. Совместный разбор задач помогает снять напряжение, распределить нагрузку и найти более разумный способ действий. Особенно когда завал кажется непреодолимым», — поясняет собеседник.
5. Доделывайте, прежде чем переключиться
Каждая незавершённая задача остаётся фоном в голове, даже если вы переключились на другую. Это мешает сосредоточиться, вызывает тревожность и быстро накапливает усталость. Старайтесь закрывать одну задачу или хотя бы доводить её до логичной промежуточной точки, прежде чем браться за следующую.
«Главный совет тем, кто прямо сейчас "тушит пожар", — не поддаваться эмоциям. Остановиться, посмотреть на проблему системно — где причина, а где только следствие», — рекомендует эксперт.
Если всё «горит» постоянно, дело не в задачах
Завалы на работе случаются у всех. Но если ощущение «я всё время "тушу пожары"» стало регулярным, это тревожный знак. Постоянный режим форс-мажора часто указывает не на плохую дисциплину, а на плохо настроенные процессы, отсутствие приоритизации и неверное распределение ролей в команде.
«Самое важное — уметь расставлять приоритеты и следить за своим состоянием. При высокой нагрузке важно замечать, как вы себя чувствуете, и вовремя реагировать. Восстановлению способствуют системный подход к задачам и простые ритуалы, которые возвращают фокус. Например, утренняя или вечерняя пробежка позволяет перезагрузиться и выйти из эмоционального истощения», — добавляет Алексей Халезов.
Главное
- Завалы на работе бывают у всех — важно, как человек с ними справляется. Кто-то впадает в панику, а кто-то использует несколько эффективных способов погасить «пожар».
- Эксперты советуют расставлять приоритеты — от срочного к несрочному, — а также подготовить простые шаблоны под стандартные сценарии. Например, «типовой договор» или «инструкция на время отпуска». Также можно сделать чек-лист для нештатных ситуаций.
- Если на работе часто дают срочные задачи, стоит выделять время для их решения. Например, полчаса на решение важных дел — этот период потом можно сдвинуть, расширить или сократить по ситуации.
- Старайтесь завершать рабочий день на позитивной ноте и закрывать хотя бы одну задачу полностью. Так мозг будет меньше тревожиться и зацикливаться на нерешённых делах.