Бумажный ежедневник или приложение на смартфоне: чем пользоваться, чтобы успевать больше

Записывать все дела в ежедневник или пользоваться приложением в смартфоне? Как понять, какой способ подходит именно вам? Автор «Рамблера» поделилась личным опытом выбора планировщика и тем, какой способ позволил успевать больше.

Зачем всё записывать

Согласно результатам исследования сервиса «Работа.ру», 55% опрошенных россиян записывают все задачи, независимо от их важности. 24% планируют только приоритетные дела.

При планировании дел и задач россияне используют:

• бумажные ежедневники — 68%
• записи в телефоне — 36%
• онлайн-календари — 20%
• специальные приложения и трекеры задач — 16%
• визуальные доски, стикеры — 14%

Исследование профессора психологии Гейла Мэтьюса из Доминиканского университета Калифорнии доказало: выполнение записанных на бумаге целей и задач было на 42% выше тех дел, которые участники исследования держали в голове.

Ежедневные записи помогают:

1. избегать хаоса, структурировать дела;
2. планировать день, месяц, год;
3. расставлять приоритеты;
4. исключать перегрузки;
5. фиксировать идеи, инсайты, полезные ресурсы;
6. структурировать и систематизировать мысли;
7. фокусировать внимание на определённых событиях, задачах.

Ведение ежедневника способствует самодисциплине и помогает:

• распределить рабочую нагрузку — тем, кто имеет строгое начало и конец рабочего дня;
• организовать день — людям со свободным графиком.

Уроки планирования и продуктивности от великих людей: Екатерина II, Леонардо, Франклин, Баффет, Гант

Как я выбирала планировщик

«Самый плохой карандаш лучше самой хорошей памяти», — говорила моя декан, доктор экономических наук. С тех пор я всегда записываю все дела и задачи. Пробовала разные методы и способы планирования — от обычной тетради до приложений на смартфоне. У каждого способа есть плюсы и минусы. Один и тот же способ может подойти одному человеку и не понравиться другому. Выберите свой метод ведения ежедневника.

Сейчас я использую смешанный метод:

• Планировщик и заметки в телефоне — отмечаю важные дела, которые боюсь забыть, формирую чек-листы или списки покупок. Записываю идеи по работе, творчеству.
• Бумажный ежедневник — использую для долгосрочного планирования, рефлексии, анализа своих результатов.
• Гугл-таблицы — использую в работе.

Такой баланс техники и бумаги помогает мне:

• успевать сделать всё, что было запланировано;
• структурировать и систематизировать информацию;
• не пропускать важные события и дела;
• «выгружать» из мозга много информации;
• держать концентрацию, не переключаться с одного дела на другое;
• отслеживать результаты выполнения долгосрочных целей;
• контролировать все сферы жизни;
• находить время на отдых и общение с семьёй.

Простые и эффективные методы тайм-менеджмента для тех, кому сложно концентрироваться

Бумажный ежедневник

По мнению Ники Болзан, бумажные записи подходят тем, кому важны ритуалы, тактильность и ощущение замедления. Процесс ручной записи активирует зоны мозга, связанные с вниманием и осмыслением. Это помогает выстраивать приоритеты не только по срочности, но и по личной значимости.

Куда записывать дела:

• в тетрадь,
• в ежедневник,
• в блокнот,
• в школьный дневник.

Я люблю красивые ежедневники и канцелярию. Кто-то любит записывать дела в небольшой блокнот. Моя знакомая для планирования покупает обычный школьный дневник. Ей удобно, как разграничены внутри него дни недели.

© личный архив автора. Я люблю стикеры и красивую канцелярию — украшаю свой ежедневник

Траты:

• сам ежедневник, блокнот или тетрадь;
• ручка, карандаш или текстовыводитель;
• сопутствующая канцелярия — стикеры, наклейки.

Плюсы

1. Тактильные ощущения. Письмо на бумаге активирует разные участки мозга. Это помогает глубже осмысливать задачи и цели. Ежедневник создаёт эмоциональную связь с процессом планирования — цели, написанные от руки, становятся более осязаемыми.
2. Отсутствие отвлекающих факторов. Ежедневник помогает сосредоточиться только на задачах. Планирование на смартфоне может затянуться из-за постоянных оповещений и всплывающих диалоговых окон из мессенджеров.
3. Свобода творчества. На бумаге можно оформлять свои мысли, планы и идеи в любом формате — рисовать схемы, рисунки, наклеивать стикеры.
4. Доступность и практичность. Ежедневником можно пользоваться сразу после покупки: он не требует создания учётной записи, регистрации и подключения к интернету. И разрядиться, как смартфон, он тоже не может.
5. Эстетика и ритуальность. Многие относятся к планированию как к особому ритуалу в начале или в конце рабочего дня: наливают себе чашку чая, зажигают свечи, используют для оформления разнообразные стикеры и красивую канцелярию.

Минусы

1. Отсутствие автоматизации. Ежедневник не напомнит о важной встрече и не найдёт в поиске определённую запись, которая была сделана три месяца назад. Искать важную информацию придётся вручную.
2. Ограниченный объём. Стандартный объём ежедневника —- 200 страниц. Цифровые платформы ограничиваются объёмом памяти, который можно расширить. Но и стандартных объёмов хватает на несколько лет.
3. Не всегда под рукой. Ежедневник можно забыть дома, потерять, пролить на него кофе или воду, он занимает место в сумке.
4. Сложно восстановить информацию. При потере или повреждении ежедневника записи будут утеряны навсегда. При потере или поломке смартфона их можно восстановить с помощью учётной записи.

Приложение на смартфоне

Какие приложения-планировщики есть:

• UP: цели, задачи, планирование, To-Do, список дел — заменяет сразу несколько сервисов. Включает в себя планировщик задач, календарь, постановку долгосрочных целей, ведение привычек, колесо баланса и таймер Pomodoro.
• «Планы — записная книжка, список дел, ежедневник» — простое в использование приложение, где можно формировать расписание задач на день, ставить оповещения и создавать разные списки.
• Tweek — календарь и ежедневник. В нём легко можно планировать задачи для себя, семьи или команды.

Шесть полезных приложений для управления временем

Мне удобно планировать важные дела в приложении на смартфоне, потому что он всегда под рукой и напомнит о записи к врачу или когда нужно забрать ребёнка из школы. Ещё в смартфоне я веду различные списки. Например:

• список вещей и канцелярии для школы;
• список продуктов;
• список товаров для дома, ремонта;
• список тем для работы, которые я стихийно придумала.

© Я пользуюсь приложением «Планы – записная книжка, список дел, ежедневник». Он простой и удобный. Записи можно делать голосом и не тратить время на ввод информации.

Траты:

Платные подписки, чтобы использовать расширенный функционал приложения.

Плюсы

1. Постоянный доступ. Смартфон всегда под рукой.
2. Огромный объём памяти. Не нужно отслеживать, что страницы в планировщике закончатся, не нужно покупать новый.
3. Можно поменять настройки дизайна. Многие приложения предлагают различный дизайн, цветовую палитру ведения планировщика.
4. Лёгкое редактирование. Чтобы переписать текст в ежедневнике, его надо зачеркнуть или замазать корректором. В электронном ежедневнике редактировать записи удобно.
5. Автоматизация процессов. Записи можно копировать, группировать или через поиск находить данные годичной давности. Можно настроить уведомление, и смартфон оповестит о важной встрече или о походе к врачу.

Минусы

1. Риск потери данных. Если учётная запись будет взломана, есть риск потерять все важные данные и записи.
2. Отвлекающие факторы. Звонки, СМС, всплывающие окна с уведомлениями из мессенджеров и других приложений могут отвлекать от процесса планирования.
3. Ограничения в творчестве. Творчество ограничено дизайном и функционалом софта приложения.

Чек-лист, как выбрать планировщик — ежедневник или приложение

© Рамблер

Главное

1. Учёными доказано: люди, которые записывают свои дела, успевают больше.
2. У каждого планировщика есть свои плюсы и минусы. Бумажные ежедневники дают тактильность, ощущение ритуальности, раскрывают творческий потенциал.
3. Приложения на смартфоне более практичны и удобны. Ежедневник можно забыть дома, а телефон всегда под рукой.
4. Можно использовать смешанный метод — записывать планы в ежедневник, а приложение использовать, чтобы вести списки и ставить оповещение на важные дела.

ALPEN — немецкая точность: как эффективно планировать день и успевать всё