В кабинете, чате или по почте: где общаться, чтобы эффективно решать рабочие вопросы
У многих людей на работе день состоит из постоянного общения с коллегами. Чтобы рассказать о новых задачах или уточнить детали проекта, сотрудники пишут сообщения в чаты и на почту или звонят. Почему важно правильно выбрать способ общения и как это сделать, «Рамблер» обсудил с карьерным экспертом Маргаритой Патарушиной.
Зачем выбирать способ коммуникации
На работе сотрудники всё время общаются — это нужно, чтобы решить различные задачи: выполнить поручение руководителя, закончить проект или найти новых клиентов. От того, как коллеги взаимодействуют, зависит успех общего дела. Если работники умеют быстро доносить информацию и понимать друг друга, это помогает избежать проблем или быстрее разрешить их.
«Часто от того, какой канал коммуникации мы выбрали, зависит не только скорость решения задачи, но и то, как мы будем восприняты окружающими. Иногда сотрудник старается всё сделать быстро и качественно, а форма общения подводит: письмо висит без ответа, чат забрасывает лишними сообщениями, звонок выбивает из ритма».
Маргарита Патарушинапрофориентолог, автор телеграм-канала «Карьера in Balance»
Во время взаимодействия с другим человеком важны не только слова — в коммуникации большое значение имеют также мимика, интонация, тембр и темп голоса. Какой способ общения будет самым эффективным, зависит от разных факторов. Например, если нужно быстро передать информацию, лучше позвонить, а для фиксации договорённостей — написать письмо. Чтобы общение было продуктивным, необходимо учитывать:
- цель коммуникации — какую задачу вы хотите решить своим звонком или письмом;
- точность посыла — с кем обсуждать задачу и как это поможет достичь поставленной цели;
- время и место — когда и в каких обстоятельствах писать рабочие сообщения в чатах, почте или других каналах;
- этичность — как общаться уважительно и не нарушать общепринятые нормы и правила корпоративной культуры.
«Важно учитывать и свой тип личности — например, экстравертам ближе звонки и встречи, интровертам — письма и чаты. Но настоящий профессионал выбирает не столько по удобству, сколько по задаче. Умение гибко переключаться между форматами делает человека более надёжным и эффективным в глазах коллег», — отмечает эксперт.
Ноль споров, максимум понимания: как наладить общение с коллегами
Какой способ общения выбрать
Письмо
Отправляйте его, когда нужно уточнить что-то несрочное или сообщить о задаче, которая не горит.
«Писать на электронку можно в ситуациях, когда важно впоследствии вернуться к письму, пересмотреть детали, найти документы, вспомнить условия. Электронная почта — это про структуру, спокойствие и фиксацию договорённостей. Она удобна, если вопрос не требует мгновенного ответа. Для людей, которым сложнее импровизировать в устном разговоре, письмо может быть психологически комфортнее: можно выстроить мысль спокойно, без давления времени» — подчёркивает Маргарита Патарушина.
Плюсы общения по электронке:
- писать и отвечать можно в разное время;
- легко зафиксировать решения и договорённости;
- отправить информацию можно сразу нескольким людям;
- всю историю переписки просто найти и проверить.
Недостатки письма:
- невозможно передать интонацию и эмоции;
- при обсуждении сложных вопросов может возникать недопонимание;
- общение может быть очень медленным и формальным.
Чат в мессенджерах
Пишите в нём, когда нужно оперативно связаться с коллегой и уточнить или согласовать детали задачи. Общаться можно в разных сервисах: MAX, WhatsApp, Telegram, VK Мессенджер. Взаимодействовать в корпоративных мессенджерах удобно и быстро, но у этого способа есть и недостаток. Как отмечает Маргарита Патарушина, поток сообщений в многочисленных чатах может превращаться в информационный шум.
«У многих возникает ощущение, что нужно отвечать сразу, и это повышает уровень стресса, мешает сосредоточиться на работе. Если вы склонны к тревожности, важно научиться выставлять границы, например проверять чат раз в час, а не реагировать мгновенно», — добавляет эксперт.
Вот что ещё важно учитывать во время коммуникации в чатах:
- Пишите суть сразу. Не нужно ждать ответа на ваше приветствие, адресат увидит сообщение и ответит, когда освободится.
- Одно сообщение — один вопрос. Не скидывайте всё в одну длинную простыню текста. Разделяйте текст на отдельные мысли, но не дробите его на 10 сообщений подряд.
- Голосовые — только с согласия. Сначала уточните, удобно ли коллеге послушать аудио. Делайте записи короткими и в каждом наговаривайте только одну мысль. При необходимости коллега сможет расшифровать ваше аудиосообщение в текст — такая функция есть в популярных сервисах WhatsApp, Telegram и VK Мессенджер.
- Уважайте личное время. Не пишите по рабочим вопросам поздно вечером или в выходные. Используйте отложенную отправку или ждите утра понедельника.
- Аккуратнее со смайликами. Используйте их только в том случае, если ваш собеседник делает это первым. Если он никогда не ставит смайлы, тоже откажитесь от них — это поможет избежать недопонимания и излишней эмоциональности в деловых вопросах.
Звонок
Позвоните коллеге или клиенту по телефону или в мессенджере, если вопрос срочный и вам важно понять эмоции собеседника. Это позволит исключить недопонимание и быстрее решить проблему.
«Звонок помогает быстрее договориться, но у него есть слабое место — после разговора не остаётся фиксации. Если тема важная, полезно потом коротко записать итоги в чате или письме», — советует эксперт.
Преимущества разговора:
- Позволяет мгновенно прояснить неясные моменты и избежать двусмысленности.
- Тон и тембр голоса, паузы и эмоции в нём делают диалог содержательным и понятным.
- При необходимости можно прервать разговор и вернуться к нему позже.
Минусы звонка:
- Все участники должны быть свободны и готовы к беседе.
- Без визуального контакта сложно точно понять эмоции собеседника.
- Нельзя поговорить одновременно с несколькими коллегами.
Если решили позвонить, то делать это в мессенджере уместно не всегда. Не стоит набирать руководителю или партнёру — лучше сначала написать и уточнить, можно ли сейчас переговорить с ними. А вот позвонить в Telegram или VK коллегам и обсудить задачи — вполне допустимо.
Встреча
Договаривайтесь о ней, когда необходимо обсудить вопросы, в которых важны эмоции собеседника.
«Личная встреча занимает время и не всегда возможна, но она часто помогает быстрее разобраться в сложных или эмоциональных вопросах», — добавляет Маргарита Патарушина.
Вот чем встреча лучше других способов коммуникации:
- Больше ясности. Во время офлайн-разговора легче понять настроение коллеги — в этом помогут даже его поза, мимика и жесты.
- Возможность развить нетворкинг. Помимо рабочих вопросов, в беседе можно затронуть личные. Неформальное общение поможет укрепить взаимоотношения с собеседником.
- Разговор эффективнее. Сложные просьбы и вопросы воспринимаются в диалоге гораздо легче, чем в виде сухого сообщения в чате или по электронке.
Главное о способах общения на работе
- От выбора канала коммуникации часто зависит, насколько хорошо коллеги поймут друг друга и смогут эффективно решить рабочие вопросы.
- При выборе способа общения важно учитывать цель коммуникации, адресата, время и место, а также соблюдать корпоративные правила коммуникации.
- Если нужно обсудить срочный вопрос и понять настроение собеседника, позвоните ему или назначьте встречу.
- Когда задача горит, напишите коллеге письмо — это позволит зафиксировать договорённости и при необходимости вернуться к переписке.
- Несрочные дела можно обсудить в корпоративном чате, но при этом не забывайте соблюдать правила — например, не писать в нерабочее время и не отправлять голосовые сообщения без разрешения адресата.