7 ошибок в деловой переписке, из-за которых вас не уважают

Написать письмо клиенту, отправить сообщение коллеге или партнёру — с этими задачами многие работники сталкиваются ежедневно. Но не всегда получается так, как требует деловой этикет. При переписке сотрудники допускают ошибки, которые раздражают получателей. По данным сервиса «Работа.ру», россиян бесят опечатки, фамильярный тон и англицизмы. «Рамблер» выяснил, какие ещё ошибки делают работники и почему их стоит избегать.

1. Пропускаете приветствие или обращение к собеседнику

Поздороваться в начале сообщения, а также назвать адресата по имени — правило элементарной вежливости. Начните письмо с приветствия и обращения по имени, например, «Иван, здравствуйте!» или «Алексей, привет». Когда речь идёт о незнакомом или малознакомом человеке, письмо без приветствия и персонализированного обращения — табу. Такое послание адресат может воспринять как пренебрежение и невежливость. Чтобы избежать недопонимания, всегда начинайте деловое письмо с приветствия и назовите собеседника по имени.

Но не допускайте излишней формальности или неправильных формулировок — допустим, «Мно­го­ува­жа­е­мый Иван Петрович, поз­воль­те поприветствовать и выразить своё по­чте­ние» или «Доб­ро­го вре­ме­ни су­ток». Выбирайте общепринятые и нейтральные формы обращения: «Добрый день» и «Здравствуйте».

2. Не обозначаете контекст

Если сообщение начинается сразу с дела, получателю нужно сначала вспомнить, о чём вы писали ранее. Ему приходится тратить время, чтобы понять контекст, — это затрудняет и затягивает коммуникацию.

3. Пишете большое письмо без структуры

Если сообщение напоминает длинное полотно без абзацев и выделения главного, адресату будет сложно понять вашу мысль. Такое письмо не только замедляет процесс чтения, но и снижает вероятность того, что вы достигнете цели.

Чтобы облегчить понимание информации, продумайте структуру сообщения. Для этого используйте несколько правил:

• каждую мысль оформляйте в отдельный абзац, начиная в нём с самого главного и постепенно добавляя детали;
• используйте нумерованные или маркированные списки для перечислений;
• добавьте подзаголовки для разделения смысловых блоков;
• выделяйте важные мысли цветом или шрифтом и выносите цифры для сравнения в таблицы.

Продуманная структура письма поможет сэкономить время адресата, снизить недопонимание и повысить шансы на нужный вам результат.

Это провал: как пережить неудачу на работе и не выглядеть дураком

4. Делаете ошибки

Сообщение с опечатками и ошибками воспринимается как небрежное — это может снизить доверие к компании или компетенции специалиста. Перечитывайте письма перед отправкой, чтобы избежать:

• орфографических и пунктуационных ошибок;
• неточного употребления иностранных слов без понимания их значения;
• канцеляризмов и штампов;
• использования капслока не к месту.

Избегайте формальных оборотов: они усложняют восприятие и вызывают недоверие. Например, вместо фраз «В свете вышеизложенного» напишите «Поэтому», а «В целях оптимизации рабочего процесса» замените на «Для улучшения работы».

5. Позволяете себе неформальный тон

Его лучше оставить для общения с друзьями. В деловой переписке избегайте панибратства и излишней эмоциональности. Уровень строгости будет разным в зависимости от сферы. Например, в ИТ или маркетинге тон часто свободнее, но даже там есть рамки: вежливость, уважение и чёткость остаются обязательными.

Чтобы не допустить этого, в письмах коллегам или деловым партнёрам не пишите:

• сокращения вроде «ок», «спс», «норм» и «преза» вместо чётких формулировок;
• обращение на «ты» без согласия собеседника: «Привет, Олег! Как дела?»;
• слишком много восклицательных знаков и смайлов: «Вау! Идея — супер!!!»;
• личные комментарии, не относящиеся к делу: «Завтра не смогу, еду на шашлыки»;
• сленг и разговорные выражения: «Не догоняю, что это» или «Ок, замётано».

6. Не корректируете ссылки и вложения

Часто в текст рабочего письма нужно поставить ссылки и прикрепить к нему вложения. Чтобы адресат понимал, что содержится в документах и куда ведёт ссылка, подпишите их и сократите. Если вместо хаотичного набора файлов вроде IMG568909865 или ссылки на три строки получатель увидит понятные названия, ему будет проще вникнуть в суть письма и найти нужный документ. Для этого переименуйте ссылки и файлы, например подпишите «Счёт-фактура на товары» или «Ссылка на закон о закупках».

Не отправляйте важную информацию в виде изображения, например:

• банковские реквизиты;
• контакты: номера телефонов и адрес электронной почты;
• скан с адресной строкой в браузере;
• документ, который нужно отредактировать;
• информацию, которую нужно скопировать и отправить в других каналах коммуникации;
• получателю придётся потратить время, чтобы перепечатать эти данные и проверить, нет ли там ошибок.

7. Затягиваете с ответом

Вы получили ответное письмо, но никак не можете продолжить переписку.

Если быстро ответить не получается, подтвердите получение и сообщите, когда сможете связаться. Например: «Я ознакомлюсь с информацией и отвечу до конца дня» или «Дам развёрнутый ответ в течение трёх часов». Отправьте ответ в тот срок, о котором вы сообщили: способность держать слово — один из факторов, который влияет на репутацию специалиста.

Главное об ошибках в деловой переписке

1. Ошибки в рабочей переписке могут серьёзно влиять на имидж, эффективность коммуникации и даже отношения с коллегами и клиентами.
2. Чтобы к вашему посланию отнеслись серьёзно, избегайте в переписке распространённых ошибок: всегда начинайте письмо с приветствия, обращайтесь к адресату по имени и погружайте его в контекст сообщения.
3. Не используйте в деловой переписке эмодзи и сленг, проверяйте текст на грамматические ошибки и опечатки.
4. Отвечайте на сообщения от коллег или клиентов своевременно. Если нужно время на подготовку письма, предупредите об этом — так вы создадите ощущение ответственного и организованного специалиста.

От неопытности, страха и комплексов: 7 ошибок, которые вы хоть раз совершали в карьере