Что такое докладная записка, когда её писать и как не спутать со служебной

У каждого пятого сотрудника был конфликт с коллегой, выяснил портал SuperJob. Чаще ссорятся мужчины 35–45 лет, а рабочие разногласия им удаётся решить без посредников. Если конфликтная ситуация касается работы и разрешить её самостоятельно не получается, можно написать докладную записку руководителю. «Рамблер» выяснил, что это за документ, когда и как его стоит составить.

Что такое докладная записка

Это официальный документ, который работник составляет на имя руководителя или вышестоящего сотрудника. Докладную пишут, чтобы сообщить о какой-то сложной ситуации, которая возникла на работе, и когда сотруднику нужна помощь, чтобы её решить.

Докладные записки отличаются по разным основаниям.

1. По содержанию. В них сотрудники сообщают важную информацию — например, о том, что подчинённый опоздал, ведёт себя некорректно или не выполняет должностные обязанности. Кроме того, в докладной её составители могут предлагать улучшения в работе или отчитываться о процессе или результате.
2. По адресату. Внутренняя докладная направляется коллегам из своего отдела — например, когда нужно сообщить о новых правилах в работе. Внешний документ составляется на имя руководителя или сотрудника другого подразделения.
3. По контексту. Записка может содержать позитивное сообщение — например, глава отдела пишет руководителю, что его команда досрочно завершила важный проект, и просит премировать сотрудников. В документе с негативным содержанием отмечаются неприятные случаи на работе: опоздания, простои, нарушения дисциплины.

Поводами для документа могут стать:

• Конфликты — докладная пишется для разрешения споров, возникших на работе.
• Предложения по улучшению — если сотрудник выдвигает рационализаторские идеи.
• Несогласие с решением руководства — когда работник оспаривает действия начальства.
• Отчёт о работе — для информирования о результатах.
• Нарушения дисциплины — если сотрудник не выполняет обязанности.
• Неправомерное делегирование — когда нужно вмешательство руководства.
• Происшествия — при угрозе людям или имуществу компании.
• Достижения сотрудников – чтобы отметить успехи.

Докладную записку не стоит путать со служебной. Первая отличается тем, что её пишут на имя вышестоящего сотрудника и описывают ситуацию, которая требует решения. В служебной записке работник обращается к руководителю или сотруднику другого подразделения, и по статусу они равнозначны. Например, глава отдела продаж пишет служебку начальнику отдела маркетинга, чтобы быстро обменяться важной служебной информацией.

В объяснительной записке на имя руководителя сотрудник описывает причины, по которым он нарушил трудовую дисциплину. Её пишут после опоздания на работу, прогулов или других проступков во время выполнения профессиональных обязанностей.

Правда ли, что за разглашение зарплат коллег могут уволить

Как написать докладную записку

В трудовом законодательстве нет чётких указаний, как правильно составить документ. Требования к оформлению работодатель вправе прописать во внутренних нормативных актах. Если их нет, написать докладную можно в свободной форме, на бумаге или в электронном формате. В обоих случаях стоит учитывать требования, по которым должны составляться организационно-распорядительные документы в компании.

Вот что нужно указать в докладной записке:

• Кому она адресована. Справа в углу напишите в дательном падеже должность и Ф. И. О. человека, которому предназначен документ (кому).
• Кто составил докладную. Там же, в верхней правой части листа, укажите свои имя и должность как автора записки.
• Как называется документ. Под шапкой документа напишите его название — «Докладная записка». Если это принято в компании, добавьте тему сообщения. Например, «об опоздании сотрудника… ».
• В чём суть записки. Подробно опишите в тексте документа все факты, связанные с происшествием или человеком, включая имена, должности, даты и сроки, когда это произошло. Укажите варианты, как можно решить проблему, например лишить премии или сделать выговор. Если к записке прилагаются другие документы, укажите их перечень в конце.
• Какие документы прикладываются. Если в дополнение к записке вы прилагаете конкретные документы, перечислите их внизу докладной.
• Когда составлен документ. Внизу записки поставьте дату её составления, напишите свою фамилию и поставьте подпись.

Пример докладной записки

© Рамблер

Докладная записка сотрудника обязательно регистрируется в бумажном или электронном журнале учёта, и ей присваивают регистрационный номер. Директор компании или подразделения вправе никак не отреагировать на докладную после её прочтения. Либо он внимательно изучит документ, примет решение и напишет его на отдельном документе или в виде резолюции на самой записке.

Ответ руководителя на докладную называется служебной запиской. И она, и докладная с резолюцией — это официальные документы, на основе которых в компании будут предприняты дальнейшие действия. Например, работника лишат премии, ему сделают замечание или выговор либо уволят. Когда все меры будут приняты, компания будет хранить эти документы от трёх до пяти лет.

Главное о докладной записке

1. Докладная — документ, который нужен, чтобы сообщить руководителю или вышестоящему сотруднику о какой-либо проблеме и попросить помощи в её разрешении.
2. Записка может отличаться по содержанию или типу адресата, а поводом для её составления могут стать конфликты, нарушение дисциплины на работе либо достижения сотрудников и предложения по улучшению.
3. Как составить докладную записку, чётких требований нет. Если в компании нет установленного образца, написать её можно в произвольной форме. Главное — учесть стандартные требования к оформлению документа: написать шапку, коротко описать суть и подписать его.
4. Руководитель может проигнорировать докладную или дать на неё ответ в виде служебной записки или резолюции на докладной. После этого в отношении сотрудника, на которого её написали, примут необходимые меры: сделают замечание, выговор или уволят.

Все согласны: стоит ли идти на увольнение по соглашению сторон