Не хочу — и не поеду: кто и как может отказаться от командировки
С 1 сентября 2025 года вступили в силу новые правила оформления командировок. Они касаются возмещения расходов и порядка согласования поездок. Подобные вопросы возникали и раньше: например, сотрудник отказался ехать в командировку, потому что приказ о командировке получил, а аванс — нет. Суд признал правоту работника, а действия работодателя — незаконными, указав, что работник вправе отказаться от поездки до получения необходимых документов и средств. «Рамблер» разобрался, когда сотрудник может отказаться от служебной поездки и как это правильно сделать.
Новые правила для командировок с 1 сентября 2025 года
С 1 сентября 2025 года вступило в силу новое положение о командировках, которое вносит уточнения в старые правила. Вот что говорится в документе.
- Единственным основанием для служебной поездки может быть приказ или распоряжение о командировании работника — и никакой иной.
- Для возмещения командировочных расходов работнику теперь не требуется специального разрешения руководства. Достаточно известить руководителя о расходах — если нет официального отказа, компания обязана их компенсировать (п. 9 Положения № 501). Это не значит, что компания будет компенсировать любые траты, о которых сообщил работник. О том, какие расходы и как сотруднику сообщить руководителю, нужно посмотреть в Положении о командировках или другом внутреннем документе.
Чтобы было понятно, как это работает на практике, вот частный пример из Положения о командировках:
- В законе появилось новое понятие — проездные документы. К ним относятся билеты, чеки, счета, путевые и маршрутные листы. Работодатель принимает к возмещению билеты, подтверждающие поездки на общественном транспорте, а также документы, подтверждающие поездку на личном или служебном транспорте (п. 6 Положения № 501).
- Поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
- Если рабочая поездка предстоит в место, вернуться откуда можно без затруднений, возвращаться ли вам домой каждый день, решает руководитель. При этом он должен учесть: расстояние до места командировки, удобство транспорта, характер работы и необходимость вашего отдыха. Каждый случай рассматривается индивидуально, чтобы обеспечить комфорт работника и эффективность выполнения рабочих задач.
Новые правила важны для тех, кого часто направляют в служебные поездки. Закон также устанавливает и категории сотрудников, которых отправлять в командировку запрещено даже с их согласия.
Кому нельзя ехать в командировку
- Сотрудникам, у кого действует ученический договор, если поездка не нужна для учёбы.
- Беременным сотрудницам.
- Сотрудникам младше 18 лет (исключение — некоторые творческие работники и спортсмены).
- Работникам, поездка которым противопоказана по состоянию здоровья, — даже если они дали своё согласие на поездку (есть медицинское заключение).
Впрочем, сотрудник может законно отказаться от служебной поездки, даже если у него нет формальных запретов.
Когда сотрудник вправе отказаться от поездки
Бывает, что формально вы можете отправиться в командировку, но закон даёт право отказаться. Главное — иметь подтверждающие документы.
- Если вы заболели или ухаживаете за близким, достаточно предоставить больничный или справку — поездку должны отменить или поручить другому сотруднику.
- Если командировка совпадает с важным семейным событием — свадьбой, рождением ребёнка или похоронами. В таких случаях помогут официальные бумаги, например справка из ЗАГСа.
- Отказ возможен и при форс-мажоре — аварии, пожаре или серьёзной поломке, где нужно ваше присутствие. Документы берут в МЧС, полиции или управляющей компании.
- Проблемы с документами, например потеря паспорта или ожидание визы, тоже могут стать основанием для отказа от служебной поездки, если подтвердить их заявлением в полицию или миграционные органы.
- Ещё один законный повод — отсутствие командировочных: работодатель обязан выдать деньги на билеты, проживание и ваши суточные расходы до поездки.
- Есть и особые случаи, когда командировка опасна, связана с конфликтом интересов или не относится к вашим трудовым обязанностям.
Если есть подходящая причина, следующий шаг — оформить отказ. Ниже описан простой порядок действий.
Как отказаться от служебной поездки: пошаговая инструкция для сотрудника
- Шаг 1. Внимательно изучите приказ о командировке. Подпишите, если убедились, что поездка не нарушает ваши права.
- Шаг 2. Напишите отказ и приложите подтверждающие документы. Составьте заявление на имя руководителя в свободной форме и укажите причину отказа.
Примеры формулировок для разных случаев
Болезнь: «…в связи с временной нетрудоспособностью (листок нетрудоспособности № ___)».
Забота о родственнике: «…в связи с необходимостью ухода за ребёнком (справка от врача прилагается)».
Семейные обстоятельства: «…в связи с регистрацией брака/смертью близкого родственника (подтверждающий документ прилагается)».
Неоплата командировочных: «…в связи с отсутствием аванса на проезд и проживание, а также отсутствием аванса на суточные расходы».
Проблемы с документами: «…в связи с утерей паспорта (копия заявления в полицию прилагается)».
Передайте заявление в отдел кадров лично или отправьте по почте.
- Шаг 3. Обсудите другие варианты. После подачи отказа поговорите с начальником. Иногда можно договориться о переносе поездки, замене на удалённую работу или отправке в командировку другого сотрудника. Если работодатель не принимает отказ, обратитесь в трудовую инспекцию или суд.
Как составить жалобу в трудовую инспекцию: советы юриста и шаблон обращения
Важно! Отказаться от командировки необходимо до даты начала поездки. Если сделать это в день выезда или на месте пребывания, работодатель вправе посчитать это нарушением или прогулом. В таком случае руководитель может применить к вам такие меры, как замечание, выговор, а при повторном нарушении — увольнение.
Главное
- С 1 сентября вступили новые правила компенсаций, проездных документов и согласований для служебных поездок.
- Вы имеете законное право отказаться от командировки в ряде случаев: болезнь, уход за родственником, семейные обстоятельства, форс-мажор и отсутствие аванса на расходы в поездке.
- Чтобы отказ был защищён, оформляйте заявление, прикладывайте подтверждающие документы и сохраняйте переписку с руководителем.
- Откажитесь от командировки до выезда. Если сделать это в день начала командировки или в пути, работодатель вправе считать это нарушением. За это вам могут сделать замечание, выговор или при повторном нарушении — уволить.