Как правильно отчитаться о командировке, чтобы не потерять в деньгах

Авансовый отчёт после командировки может стать настоящей головной болью. Кажется, что достаточно приложить чеки и заполнить форму. Но одна пропущенная квитанция или ошибка в суммах — и вместо спокойного завершения поездки придётся разбираться с бухгалтерией. Как правильно оформить отчёт и не потерять деньги? Разбираемся шаг за шагом.

Зачем нужен авансовый отчёт

Перед командировкой бухгалтерия выдаёт сотруднику аванс на предстоящие расходы. После возвращения нужно отчитаться, как были использованы эти средства. Для этого оформляется авансовый отчёт и прикладываются подтверждающие документы — проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции терминалов и т. п. Подать отчёт нужно в течение трёх рабочих дней после возвращения.

Без этих документов командировка не может быть закрыта официально: бухгалтерия не спишет выданный аванс и признает его личным доходом сотрудника, с которого удержат НДФЛ и страховые взносы. Если отчёт не подан вовремя, бухгалтерия напомнит о долге, а при задержке более чем на 30 дней вычтет аванс из зарплаты.

Какие документы обязательно сохранить

Во время командировки важно собирать и сохранять все документы, которые подтвердят основные расходы, — это проезд и проживание.

Расходы на транспорт. Сейчас большинство билетов оформляют в электронном виде, и этого достаточно, чтобы подтвердить расходы на проезд. Если сотрудник воспользовался самолётом, нужно сохранить маршрутную квитанцию и посадочный талон. При поездке на поезде — контрольный купон от электронного билета, который подтверждает факт поездки.

Расходы на жильё. Во время командировки можно жить в гостинице или съёмном жилье. В первом случае к отчёту прикладывают чек и договор на проживание или ваучер, если бронирование было онлайн. В документе от гостиницы должны быть указаны:

• название компании или лица, предоставляющего гостиничные услуги;
• тип и категория номера;
• имя и фамилия постояльца;
• стоимость номера;
• даты заезда и выезда;
• условия бронирования.

Если сотрудник проживает в частной квартире, это можно подтвердить договором аренды или распиской от собственника. В документе нужно указать:

• имя и фамилию проживающего;
• период аренды;
• сумму оплаты за жильё;
• дату оформления документа;
• данные владельца квартиры.

Аренда жилья у родственников или знакомых. Если во время командировки сотрудник останавливается у родственников или друзей, подтверждающих документов за проживание, как правило, нет. В этом случае компенсация возможна, если такая выплата предусмотрена внутренними правилами компании. Размер устанавливается работодателем. Однако компенсация не полагается, если сотрудник размещён в служебном жилье или находится на лечении в стационаре.

Суточные. Это деньги, которые сотрудник получает на каждый день командировки. Они нужны, чтобы покрыть обычные расходы в поездке: питание, проезд по городу, мелкие покупки. Сумму суточных устанавливает компания. По закону без налогов можно выплатить до 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за границу. Если сумма выше, разницу облагают НДФЛ.

Когда все чеки, квитанции и договоры собраны, можно переходить к заполнению авансового отчёта. Это финальный этап, от которого зависит, как быстро бухгалтерия закроет командировку и вернёт остаток средств.

Как спланировать командировку: чек-лист для сотрудника

Как правильно заполнить авансовый отчёт

После возвращения из командировки сотруднику надо в течение трёх рабочих дней заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчёт. Обычно используется унифицированная форма № АО-1, но компания может применять и собственный шаблон. Лицевую сторону оформляет бухгалтер. Он же проверяет расчёты и оформляет итоговые проводки.

Сотруднику остаётся оборотная сторона — графы 1–6. Здесь в хронологическом порядке нужно указать все документы, подтверждающие расходы: кассовые и товарные чеки, маршрутные квитанции, посадочные талоны, договор аренды жилья и прочее.

Если потратили меньше, остаток нужно вернуть. Например, работнику выдали 10 000 рублей, он потратил 9560 рублей, приложил все подтверждающие документы — остаток 440 рублей внёс в кассу.

Если расходов оказалось больше, нужно сообщить об этом бухгалтерии. После проверки документы передаются руководителю, и он утверждает сумму перерасхода. Разницу можно получить после утверждения отчёта.

Если авансовый отчёт оформляется на бумаге, чеки прикладываются к нему. При электронном варианте достаточно добавить сканы или электронные чеки — они приравниваются к оригиналам, особенно при наличии QR-кода.

Чтобы не потерять документы, храните электронные чеки в одном месте, например пересылайте их на почту или сохраняйте в отдельной папке на телефоне. Суточные указываются отдельной строкой и не требуют подтверждающих документов.

После заполнения отчёта сотрудник подписывает его и передает в бухгалтерию вместе с документами. Взамен получает расписку о приёме — это отрывная часть лицевой стороны отчёта.

После проверки бухгалтерия передает отчёт руководителю на утверждение. После подписи документ считается закрытым: остаток возвращается в кассу, а перерасход или компенсации перечисляются сотруднику.

Что делать, если потерял чек или часть документов

Если в командировке потерялся чек, переживать не стоит. Главное — рассказать об этом бухгалтерии и объяснить, на что были потрачены деньги. Обычно просят написать короткую записку с пояснением. Если платёж проходил по карте, можно приложить выписку из банка или электронный чек, если он остался на почте. Подойдут и другие доказательства, например маршрутная квитанция или бронь билета.

Но если покупка была за наличные и подтверждений нет, такую трату в отчёт не примут. Поэтому лучше сохранять все чеки, а электронные копии делать сразу — сфотографировать или переслать себе на почту. Так потом не придётся ничего восстанавливать.

Частые ошибки при заполнении авансового отчёта

Даже опытные сотрудники ошибаются в авансовых отчётах. Из-за этого бухгалтерия может не принять документ или вернуть его на исправление. Вот на что стоит обратить внимание.

• Пропущенные данные. Иногда сотрудники забывают указать реквизиты организации, подразделение или табельный номер. Из-за этого отчёт могут признать недействительным. Желательно заполнять все поля — если данных нет, ставьте прочерк.
• Проблемы с документами. Часто к отчёту прикладывают копии чеков или документы без нужных реквизитов. Проверяйте чеки сразу — на них должны быть ИНН, название и контакты продавца, особенно если покупали у ИП или самозанятого.
• Ошибки в суммах. Несовпадение цифр в отчёте и в чеках — частая причина возврата. Лучше сразу проверять все суммы и считать расходы с помощью калькулятора.
• Отчёт сдаётся с опозданием. Если затянуть со сдачей отчёта, командировочные могут посчитать вашим доходом и удержать налог. Поэтому не откладывайте — сдавайте документы вовремя.

Чтобы избежать ошибок при оформлении авансового отчёта, полезно заранее составить короткий чек-лист: проверить наличие всех чеков и билетов, сверить суммы, убедиться, что указаны реквизиты компании и подписи. Такой список поможет сдать отчёт без задержек и проблем.

Главное

1. После командировки сотруднику нужно в течение трёх рабочих дней оформить авансовый отчёт и приложить все подтверждающие документы — без этого бухгалтерия не закроет аванс.
2. Важно сохранять чеки, квитанции и билеты, а при проживании — договор или ваучер с основными данными.
3. Если документ потерян, можно приложить объяснительную и выписку по карте, но наличные расходы без чека не примут.
4. Отчёт нужно заполнить внимательно: указать все реквизиты, суммы и приложить оригиналы или сканы чеков.
5. Просрочка или ошибки в отчёте могут привести к тому, что аванс посчитают доходом, и с него удержат налог.

Застрял в аэропорту: что делать, если командировка отменилась или перенеслась