Компенсация удалённым сотрудникам за личное имущество: за что обязаны вернуть деньги
При дистанционной работе сотрудник нередко использует личное оборудование — ноутбук, роутер, принтер, — а также оплачивает интернет и мобильную связь. В этих случаях работодатель обязан компенсировать расходы. Разбираемся, когда возникает это право, какие траты возмещают и как получить деньги.
Когда работодатель должен компенсировать расходы
По трудовому законодательству удалённой считается работа вне территории работодателя: дома, в коворкинге или любом другом месте. Чтобы работать, специалисту нужны оборудование и связь: компьютер, интернет, реже — принтер, модем или другая техника. По закону работодатель обязан обеспечить сотрудника всем необходимым.
Пример. Дизайнер Ирина устроилась на работу в коммуникационное агентство. По условиям трудового договора, выполнять свои обязанности она может дома. Чтобы создавать дизайн-проекты, Ирине нужен компьютер. Его предоставляет работодатель, а сотрудница обязуется отвечать за его состояние.
Если работник использует личное имущество (он вправе это делать), работодатель должен компенсировать связанные с этим расходы.
Какие расходы можно возместить
Компенсации подлежат:
- использование и амортизация оборудования (ноутбука, принтера и др.);
- покупка программного обеспечения (антивируса, драйверов устройств, графических редакторов и др.);
- ремонт и обслуживание техники;
- интернет, мобильная связь, электроэнергия;
- бумага и канцелярские товары.
При каких условиях выплатят компенсацию
Рассчитывать на компенсацию удалённый сотрудник может при выполнении нескольких условий.
- Компания согласовала использование личного имущества.
- Работник использует оборудование для работы. Например, на личном компьютере бухгалтер не только готовит отчёты, но и смотрит сериалы или читает новости. Поэтому компенсацию рассчитают только за рабочее время.
- Сотрудник может подтвердить траты. При необходимости он может предоставить чеки и квитанции на оборудование, связь или канцелярию — то, что было нужно для работы.
Правила и перечень компенсируемых трат должны быть закреплены в трудовом или коллективном договоре либо во внутренних актах компании.
Как компенсируют расходы
Работодатель вправе компенсировать расходы за использование личного имущества двумя способами.
Фиксированная сумма
Работодатель может выплачивать сотруднику 35 рублей за рабочий день без подтверждающих документов.
Например, если в месяце 22 рабочих дня, то работнику выплатят компенсацию 770 рублей. Если сумма выше, с превышения удерживается НДФЛ, а работодатель платит страховые взносы.
Компенсация фактических расходов
В этом случае работник подтверждает траты документами. Сумма рассчитывается с учётом амортизации оборудования.
Пример. Менеджер по продажам работает удалённо на личном ноутбуке, который купил за 100 тысяч рублей. Кассовый чек сохранился. Офисную технику включают во вторую амортизационную группу со сроком полезного использования два-три года. Для расчёта компания взяла максимальный срок 36 месяцев.
100 000 ÷ 36 = 2777 рублей в месяц. За 22 рабочих дня ежемесячная компенсация составит 2036 рублей.
Как получить компенсацию
- Уточните у работодателя, как в компании компенсируют использование личного имущества на удалённой работе. Если вы работали на оборудовании работодателя, но решили перейти на своё, правила возмещения могут быть прописаны в приложении к трудовому договору.
- Соберите подтверждающие документы. Они нужны, чтобы доказать ваши расходы. Неважно, выплачивает компания фиксированную сумму или компенсирует фактические расходы. В обоих случаях необходимо доказать, что у вас есть расходы за использование личного имущества. Это подтвердят чеки на покупку или ремонт техники, квитанции за электроэнергию или интернет.
- Предоставьте в бухгалтерию копии документов для начисления выплаты. Оригиналы остаются у работника, чтобы он мог подтвердить стоимость оборудования в следующий раз.
Самое важное о компенсации за использование личного имущества для работы
Если удалёнщик работает на личной технике и сам оплачивает связь, работодатель обязан компенсировать эти расходы. Размер и порядок выплат должны быть закреплены во внутренних нормативных актах компании, а траты — подтверждены.