Убивает или помогает: нужна ли многозадачность на работе

Многозадачность — одно из самых важных качеств для развития карьеры. Это отметили руководители компаний и HR-специалисты в ходе опроса, который провёл сервис «Работа.ру». По мнению 55% работодателей, умение выполнять несколько дел одновременно стало главным навыком, который помогает добиваться успеха в профессии. Однако не всегда многозадачность приводит к повышению продуктивности. «Рамблер» выяснил, какая стратегия эффективнее — работать в монотонном режиме или хвататься за несколько дел одновременно — и как продуктивно справляться со множеством задач.

Что такое многозадачность

Чаще всего этот термин понимают в двух значениях:

1. Способность человека выполнять несколько дел одновременно. Например, на работе сотрудник пишет отчёт и параллельно слушает голосовые сообщения от руководителя. На самом деле мозг в состоянии концентрироваться только на одной задаче, фокусироваться сразу на двух процессах он не может. Что-то одно обязательно «просядет». Согласно исследованиям, только 2,5% людей способны быть по-настоящему многозадачными.

2. Умение быстро переключаться между разными задачами. Но это не происходит мгновенно — нужно время, чтобы сообразить, на чём мы остановились и что делать дальше. На постоянное переключение нужны время и энергия. За доли секунды мозг должен поставить на паузу текущую задачу, зафиксировать, где он остановился, а затем подключиться к другому заданию и вспомнить её условия. Чем чаще сотрудник перепрыгивает между делами, тем сильнее он устаёт. В итоге его продуктивность падает. При постоянной смене внимания одну из задач сотрудник делает поверхностно, не углубляясь в её суть.

Не открывайте почту с утра: эти 5 правил планирования изменят вашу карьеру

Чем опасна многозадачность на работе

• Снижает продуктивность. Когда сотрудник пытается одновременно выполнять несколько дел, 40% времени уходит на то, чтобы переключиться между ними, а внимание ослабевает — мозг легко отвлекается на мелочи, важную информацию сложно удержать в голове.
• Повышает уровень стресса. В режиме многозадачности работник тратит много времени, чтобы перепрыгивать с одного дела на другое. В итоге он отстаёт от рабочего графика, в спешке пытается закончить все дела — такой режим работы приводит к напряжению и стрессу.
• Провоцирует ошибки. Из-за частых переключений мозг хуже обрабатывает информацию. Высокая нагрузка понижает активность нейромедиаторов, которые отвечают за внимание и обработку данных. При многозадачности сотрудник ошибается в два раза чаще в сравнении с теми, кто работает последовательно.
• Убивает креативность. Чтобы родилась новая идея, нужно сконцентрироваться на задаче и посвятить этому немало времени. Когда сотрудник отвлекается на другие дела, ему сложно придумать что-то оригинальное и полезное.

Многозадачность становится преимуществом, когда нужно выполнить рутинные задачи. В них не нужно глубоко погружаться, а переключение между ними не займёт много времени и сил. Например, когда работнику нужно проверить новые письма в электронной почте и подтвердить время совещания в рабочем чате. Если дело требует концентрации и творческого подхода, многозадачность вредит: она не даёт сфокусироваться на важном, выматывает и приводит к ошибкам.

Мария Черныш отмечает, что в некоторых случаях многозадачность становится вашим врагом. Это происходит, когда:

• Вы делаете несколько сложных дел одновременно. Например, пишете стратегию и параллельно считаете бюджет — в итоге в обоих документах будут ошибки, а время удвоится.
• Постоянно живёте в этом режиме.

• Переключение между задачами съедает больше времени, чем сама работа. Вы вроде весь день на связи, а к вечеру понимаете: ничего по-настоящему важного не сделали.

Однако обойтись без мультизадачности сложно. Часто работник находится под влиянием общественного мнения. Если коллеги до обеда успевают сделать четыре-пять задач, а он только одну, ему кажется, что он ленивый и неэффективный сотрудник. Кроме того, часто работодатели ждут от сотрудников, что они будут выполнять множество дел параллельно, — это создаёт иллюзию продуктивности и позволяет экономить на персонале.

Утром в среду зимой: когда лучше всего работать

Как работать в режиме многозадачности

Оставаться продуктивным, когда у вас много разных задач, можно. Но для этого нужно поменять подход к их выполнению. Не пытаться делать их одновременно, а выбрать одно дело, сконцентрироваться на нём и не отвлекаться, пока не доведёте до конца, и только потом браться за другое. Для этого начните:

1. Планировать. Записывайте дела на месяц, неделю и день и расставляйте их в порядке приоритета. Выполняйте задачи по этому списку и не выходите за его границы. Используйте метод «Закрытый список». Это значит, что после перечня запланированных дел вы подводите черту и после неё ничего не добавляете. Так вы будете понимать, сколько дел на день у вас есть, и сможете планировать работу.
2. Заканчивать задачу или её этап. Выделяйте на каждое дело время, когда вы будете заниматься только им. Например, сначала 30 минут на подготовку письма и только потом — 20 минут на обсуждение вопросов в рабочем чате. Важно делать это не параллельно, а по очереди.
3. Фильтровать входящие задачи. Не всё, что «срочно», важно. Если начальник просит «быстро посмотреть» презентацию в тот момент, когда вы сводите квартальные цифры, вежливо уточните дедлайн. Часто оказывается, что «горящий» вопрос может подождать час.
4. Ставить чёткую цель. Берясь за задачу, важно понимать, каких результатов вы хотите добиться. Для этого конкретизируйте цель, например не просто «делать отчёт 30 минут», а «составить отчёт за первый и второй квартал и сравнить итоговые цифры».
5. Не отвлекаться. Уберите всё, что отрывает вас от работы. Выключите уведомления на телефоне, сам гаджет отодвиньте подальше, чтобы не было соблазна заглядывать в него. Закройте лишние вкладки на компьютере и выключите громкую музыку.
6. Отдыхать. Давайте себе время, чтобы расслабиться и отвлечься от работы. Для этого используйте технику Pomodoro. Например, 25 минут работайте над проектом, а затем на 5 минут устройте себе отдых. После четырёх таких периодов увеличьте перерыв до 15–30 минут.

Иногда без многозадачности на работе не обойтись. Например, во время сдачи отчёта, когда нужно одновременно подготовить необходимые данные и выполнить текущую работу. Или в сезон отпусков: пока один сотрудник отдыхает, нагрузка на оставшихся возрастает. Чтобы не запутаться в делах и всё успеть, эксперт советует использовать такие приёмы.

• Записывайте всё, что делаете. Это поможет не терять суть каждой задачи.

• Расставляйте приоритеты. Прежде чем браться одновременно за несколько задач, разберитесь, какую из них нужно выполнить срочно. Начинайте с неё, а остальные подключайте позже или беритесь за них после завершения главного дела.
• Группируйте задачи. Старайтесь совместить выполнение нескольких однотипных задач, чтобы сэкономить время.

• Делегируйте. По возможности передайте часть задач коллегам, которые справятся с ней не хуже вас. Если на работе некому помочь, попросите близких помочь с домашними делами, чтобы у вас было время отдохнуть и восстановиться после работы.

Главное о многозадачности

1. Под многозадачностью понимают способность человека выполнять несколько дел параллельно или быстро переключаться между ними.
2. Многозадачность — навык, который хотят видеть в своих сотрудниках большинство работодателей. Когда один работник выполняет сразу несколько функций, компания может экономить на персонале.
3. Постоянная работа в режиме многозадачности снижает продуктивность сотрудников: невозможно выполнять все дела одинаково эффективно, что-то будет сделано хуже. Работая одновременно над несколькими задачами, человек больше устаёт и меньше креативит.
4. Альтернатива многозадачности — последовательное выполнение каждого задания. Чтобы сфокусироваться на одном деле, необходимо планировать рабочие вопросы, ставить перед собой чёткие цели и не отвлекаться на раздражители.
5. Если на работе не избежать многозадачности, расставляйте приоритеты в делах, объединяйте их в группы и делегируйте часть работы, чтобы успеть отдохнуть.

Как справиться со стрессом на работе