«Шеф, всё пропало!»: почему мы тянем до последнего и срываем дедлайны

Сдача отчёта о продажах, подготовка к экзамену, оплата коммунальных счетов, выбор подарка на день рождения или бронирование отеля — все эти события имеют сжатые сроки, или дедлайны. Выполнить задачу вовремя — избавить себя от лишних проблем. Не выполнить — провалить экзамен, получить выговор от начальства или испорченный отпуск. «Рамблер» рассказывает, что такое дедлайны, зачем они нужны и как их соблюдать без лишнего стресса.

Зачем нужны дедлайны

Само слово «дедлайн» происходит от английского deadline, что дословно переводится как «линия смерти». Звучит угрожающе? На деле всё не так страшно.

Дедлайн — конкретный, заранее установленный срок, к которому нужно выполнить задание или проект. Мы можем ставить себе дедлайны сами.

Например, я хочу написать книгу про дедлайны за шесть месяцев. Она будет состоять из пяти глав. Мне надо писать по одной главе в месяц. Последний месяц останется на вычитку и редактуру.

Или соблюдать сроки нас вынудят обстоятельства.

Например, заказчик просит сделать 10 ароматических свечей для своих коллег к Новому году. Изготовить заказ нужно к 25 декабря.

Устанавливать дедлайны важно, потому что они помогают:

• организовать работу;
• избегать спешки, но и не затягивать с выполнением задачи;
• повысить эффективность и достичь поставленных целей;
• фокусироваться на задаче;
• облегчать работу команде;
• планировать время, чтобы вовремя выполнить задание или проект.

Почему мы срываем дедлайны

1. Плохо планируем. Недооценка сложности задач и ускорение скорости их выполнения часто ведут к срыву сроков. Надо обязательно закладывать буфер на непредвиденные обстоятельства. Даже небольшие задержки ломают весь план.

2. Отвлекаемся и не концентрируемся на задаче. Постоянное переключение между задачами уменьшает продуктивное время и удлиняет процесс выполнения работы. Без приоритета и концентрации сложно сосредоточиться на выполнении одной задачи.

3. Стремимся к излишнему перфекционизму. Лучшее — враг хорошего. Гонка за идеалом превращается в навязчивую идею. Приходится тратить лишние часы на детали, несущественные для результата, вместо того, чтобы сдать работу вовремя.

4. Плохо коммуницируем с командой. Бывает, что в коллективе люди теряют много времени на конфликты и выяснение отношений вместо того, чтобы распределять роли, обязанности и начать работать.

Как относятся к дедлайнам разные поколения

Руководитель проектов по развитию компетенций компании «Лемана ПРО» Юлия Шейкина считает, что отношение к дедлайнам проявляется у каждого поколения по-своему.

Юлия Шейкина отмечает, что при работе с зумерами старается сделать обсуждение задачи интересным и увлекательным.

К миллениалам подход другой: необходимо акцентировать внимание на смыслах и целях задачи и предлагать им варианты решения. Миллениалы ценят возможность выбора и, когда понимают, зачем это нужно, вкладываются в работу гораздо сильнее. Важно предоставить им несколько вариантов, чтобы они могли выбрать подходящий.

Для бумеров ключевым является вербальное общение. С ними нужно обсуждать задачи напрямую, задавая много уточняющих вопросов. Бумеры склонны опасаться ошибок и нуждаются в уверенности в том, что правильно понимают поставленную задачу и конечный результат.

Совладелец мебельной фабрики BRENDOSS, член рабочей группы при Государственной думе РФ Алексей Никонов поделился своими секретами работы по постановке дедлайнов с разными поколениями:

1. Зумеры ценят гибкость и смысл: готовы сдать вовремя, если видят цель и справедливые условия. Ожидают быстрой обратной связи.

Как ставить дедлайны зумерам, чтобы они их выполняли:

• Давайте чёткие критерии «готово/не готово».
• Используйте каналы мгновенной связи (чат, тикеты) для статусов.
• Указывайте приоритет и объяснение, почему задача важна.
• Для мотивации используйте признание, развитие навыков, прозрачность результатов.

2. Миллениалы внимательно относятся к балансу профессионального и личного. Готовы к ответственности, но ценят участие в планировании.

Как ставить дедлайны миллениалам, чтобы они их выполняли:

• Согласовывайте сроки совместно, спрашивайте их мнение.
• Давайте больше информации и времени.
• Мотивируйте признанием, ростом, понятными карьерными перспективами, премией.

3. Бумеры. Дисциплинированны и уважают установленные сроки. Ожидают ясных инструкций и формальной ответственности.

Как ставить дедлайны бумерам, чтобы они их выполняли:

• Давайте чёткие, длительные сроки и конечные даты.
• Указывайте роли и ответственность.
• Используйте формальные каналы (е‑mail, встречи, протоколы).
• Мотивируйте чувством выполненного долга, стабильностью, признанием.

Как не срывать сроки

Любой человек может нарушить дедлайн из-за болезни или форс-мажорных обстоятельств. Но если подобное происходит постоянно, нужно менять отношение или подход.

Принципы при работе с дедлайнами

Учитывать реальные возможности. Не завышать требования, чтобы казаться эффективнее и продуктивнее. Адекватно оценивать время, отведённое на определённую задачу.

Например, студент решил, что напишет диплом за три дня. Он не учёл, что только сбор аналитической информации займёт неделю. Ещё три дня он потратит на написание выводов. И день — на теорию. В итоге надо было закладывать хотя бы две недели на написание ВКР.

Добавлять буфер времени. Даже если вы уверены, что успеете вовремя, предусмотрите дополнительное время на выполнение задачи с учётом возможных форс-мажорных обстоятельств.

Учитывать внешние факторы. Далеко не всегда выполнение цели зависит исключительно от вас. Чтобы точно не сорвать сроки, учитывайте, какие внешние факторы могут помочь или, наоборот, помешать выполнению задачи. Согласуйте сроки с командой.

Делить крупные задачи на этапы. Любой крупный проект можно разделить на более мелкие.

Например, ставим задачу не «найти работу до октября», а «написать резюме в четверг → подготовить портфолио к следующему понедельнику → откликнуться на 50 вакансий до конца следующей недели → пройти пять собеседований в сентябре → принять решение о выборе места работы до 1 октября».

Прописывать конечный результат, который хотим получить. Без чёткого понимания, что конкретно мы хотим получить на выходе, трудно выполнить задачу вовремя. Много времени уйдёт на поиск смыслов и понимание, как приступить к выполнению работы.

Составить список задач. Запланируйте заранее все проекты и задания, которые хотели бы выполнить с конкретными этапами и сроками. Этот список должен быть всегда под рукой, потому что фактически он станет вашей дорожной картой. Чтобы эффективнее учитывать ход выполнения работы, можно использовать инструмент чек-листов — структурированный список задач или действий с отметкой выполненных пунктов.

Как чек-листы помогают снизить смертность, увеличить продажи и улучшить жизнь

Алексей Никонов предлагает использовать простой шаблон для постановки задач:

Задача: конкретный результат

Критерии: 1–3 измеримых показателя

Ответственный: имя

Сроки: дата сдачи и вехи

Ресурсы: кто участвует, бюджет

Отчёт: как и когда отчитываться

Например:

Задача: разместить на маркетплейсе партию книжных полок

Критерии: завести 500 карточек товаров

Ответственные: Иванов Иван, Никитина Ольга

Сроки: 25 ноября

Ресурсы: отдел маркетинга, отдел продаж

Отчёт: 26 ноября предоставить отчёт о количестве размещённых товаров

Использовать календарь, визуализировать сроки. Важные даты и сроки дедлайнов следует отмечать в календаре, чтобы видеть, сколько времени осталось на выполнение той или иной задачи. Обязательно ставьте напоминание в своём телефоне за неделю, день или час до дедлайна, чтобы случайно не пропустить крайний срок для завершения работы.

Расставлять приоритеты. Сосредоточьтесь на 20% самых значимых для вас задач, которые принесут больше всего пользы. Этот метод называется законом Парето. Другие задачи можно выполнять по остаточному принципу или делегировать.

Делать меньше, а получать больше: работает ли принцип Парето

Анализировать результаты. Даже если вы выполнили работу в срок, подумайте над тем, что можно улучшить, как более грамотно распределять время, чтобы не допускать авралов. Если в ходе выполнения работы было слишком просто, можно задуматься о сокращении сроков дедлайна в будущем. И, наоборот, если дедлайн пришлось сдвигать вперёд или сроки вовсе были сорваны, стоит разобраться в истинных причинах произошедшего.

Почему меня не повышают: устраняем причину по методу основателя «Тойоты»

Что делать, если не успеваешь к дедлайну

1. Не паниковать!
2. Проанализировать оставшееся время до окончания срока.
3. Честно сообщить о проблеме работодателю, клиентам, заказчикам, поставщикам и всем сторонам-участникам.
4. Попросить о продлении срока. Перенос дедлайна — это нормальная практика, и большинство людей отнесутся к этому с пониманием.
5. Обсудить с командой и близкими варианты решения проблемы.
6. Перераспределить задачи — часть работы можно делегировать или перенести на потом. Сосредоточьтесь на приоритетных задачах.
7. Подумать, где можно взять дополнительные ресурсы и что оптимизировать, чтобы процесс шёл быстрее.

Главное

1. Умение ставить себе сроки и выполнять задачи вовремя — ценный навык в современном мире, который пригодится в любой сфере. При правильном восприятии и применении дедлайны помогают лучше организовать работу, снижают уровень стресса, повышают эффективность и уверенность в себе, коллеги и близкие начинают доверять вам больше.
2. Важно помнить, что дедлайн — это не наказание, а помощник в работе, который позволяет эффективнее использовать и экономить самый важный жизненный ресурс — время.

Хронический «опоздун»: почему некоторые люди опаздывают и могут ли за это уволить