Секретарь-2025: Верочка с кофе или правая рука руководителя
19 сентября в России отмечают День секретаря. Этот неофициальный профессиональный праздник — повод не только для поздравлений, но и для анализа: как одна из ключевых офисных профессий прошла путь от стереотипного образа до стратегической позиции.
От стереотипа — к профессии
Долгое время восприятие профессии формировали яркие кинематографические героини. Безусловной иконой жанра стала Верочка из «Служебного романа» в исполнении Лии Ахеджаковой. Её персонаж запомнился не профессиональными успехами, а погружённостью в личную жизнь всего коллектива. Она почти не выпускала из рук телефон, обсуждая с подругами свежие сплетни. Рабочий день Верочки больше напоминал светский салон, чем офис статистического учреждения. Она знала всё обо всех: кто в кого влюблён, кто пишет письма, чей муж за кем ухаживает — эти темы занимали её куда больше, чем документооборот или деловая переписка. Её роль в работе учреждения была скорее декоративной: живой голос на телефоне, источник последних новостей и мастер по организации кофе-пауз.
Другим знаковым образом стала Вика Клочкова из сериала «Не родись красивой» — секретарь компании Zimaletto, выпускница МГИМО. Её амбиции были сосредоточены не на карьерном росте, а на личной жизни начальника и собственном имидже. Яркие наряды, опоздания и интерес к сплетням — вот что составило основу её экранного образа.
Такие героини закрепили миф о профессии как о «работе для галочки», где главные качества — очарование и умение подать кофе. Но в 2025 году этот стереотип окончательно уходит в прошлое.
«Сейчас никто не будет держать сотрудника, который только варит кофе и записывает на приём. От вас ожидают полной отдачи и готовности работать на пределе возможностей».
Татьяна Никулинапомощник проректора по молодёжной политике и воспитательной деятельности Томского государственного университета систем управления и радиоэлектроники (ТУСУР)
Профессия секретаря эволюционировала в позицию офис-менеджера или персонального ассистента, а это уже принципиально иная роль.
- На смену «декорации» пришло стратегическое партнёрство.
- В фокусе — управление проектами и бюджетами, коммуникация на уровне топ-менеджмента, антикризисное управление.
Фактически на смену привычному стереотипу пришла новая профессия: стратегически мыслящий, гибкий и многозадачный специалист. Не «Верочка с кофе», а правая рука руководителя. Не подчинённый, а партнёр. И это не просто смена названия — это полная трансформация сути работы.
Эволюция профессии секретаря
Если ввести в поиске HeadHunter слово «секретарь», то чаще всего появятся вакансии от государственных учреждений. Это закономерно: постсоветский стереотип о сотруднице, чьи главные задачи — приготовить кофе, записать посетителя и вести делопроизводство, особенно прочно закрепился именно в госструктурах с их жёстким регламентом. Здесь должность по-прежнему означает скрупулёзную работу с документами: регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, протоколирование, полное сопровождение госзакупок — от составления технических заданий до проверки исполнения контрактов и строгого следования инструкциям.
«В госзакупках всё жестко регламентировано. Вся твоя инициатива уходит на то, чтобы вписать любую, даже самую нестандартную закупку, в рамки 44-ФЗ. Инициативность в обычном понимании не нужна, нужно чёткое следование инструкциям» — так описывает этот формат работы Татьяна, прошедшая путь от секретаря в центре госзакупок до правой руки проректора.
А вот в бизнесе и динамичных организациях классическая должность секретаря практически исчезла. Её место заняли офис-менеджеры, ассистенты и, что точнее всего отражает суть, помощники руководителя. Эта смена названия — не дань моде, а показатель радикального расширения функционала и уровня ответственности.
Хочу работать в органах власти: что делать, чтобы стать госслужащим
Как сегодня выглядит работа помощника руководителя
Функции секретаря или ассистента зависят от конкретного места.
«Даже в рамках одного университета у разных помощников руководителя абсолютно разный функционал. Всё зависит от специфики подразделения и от личности самого руководителя», — поясняет Татьяна Никулина.
Где-то это по-прежнему канцелярия и кадры, где-то — административно-хозяйственные вопросы, а где-то — полноценное управление проектами, финансами и стратегическими задачами.
«Мне, к счастью, повезло: я полностью избавлена от обязанности готовить кофе — мой начальник делает это сам, — смеётся Татьяна. — Иначе у меня бы случился когнитивный диссонанс: сложно совмещать подготовку аналитических отчётов и ведение бюджета с ролью бариста. Либо ты варишь кофе, либо решаешь серьёзные задачи».
Сегодня работа Татьяны как помощника руководителя — это центральный хаб университетской жизни, где ценятся не только исполнительность, но и стратегическое мышление, инициатива и личная ответственность.
Функции помощника руководителя
Управление проектами. Помощник сопровождает процессы от идеи до воплощения.
«Я полностью курировала организацию проекта "Университетские смены" для детей из других регионов: переговоры и логистику с РЖД, все закупки, организацию мероприятий и подготовку документов для получения субсидии. Фактически я была единым центром ответственности», — рассказывает Татьяна.
Финансы. Помощник часто отвечает за финансовую аналитику своего подразделения.
«Моя задача — не просто собрать цифры, а провести полноценный финансовый анализ. Я собираю все данные по бюджету нашего департамента, свожу их, анализирую расходы и формирую для руководителя картину с выводами и рекомендациями. Это позволяет ему принимать решения, а не разбираться в ворохе сырых данных».
Татьяна Никулинапомощник проректора по молодёжной политике и воспитательной деятельности Томского государственного университета систем управления и радиоэлектроники (ТУСУР)
Оперативное управление и «латание чёрных дыр». Ключевая миссия помощника — освобождать руководителю время для стратегических задач.
«Я закрываю вопросы, которые руководитель не может делегировать другим, "латаю чёрные дыры" и координирую работу сотрудников там, где нужно быстрое решение», — поясняет Татьяна.
Аналитика и экспертиза. Работа помощника — это не просто подготовка отчётов, а глубокий анализ и экспертная поддержка руководителя.
«Например, в пандемию я стала единым центром компетенций: координировала реагирование, готовила официальные ответы, проводила эпидемиологические расследования цепочек заражения в коллективе и консультировала сотрудников по всем вопросам», — вспоминает Татьяна.
Таким образом, исчезновение вакансии «секретарь» из бизнес-среды — это показатель трансформации профессии. Сегодня компании ищут не исполнителя, а многозадачного партнёра, готового разделить с руководителем ответственность и включаться в самые разные процессы.
Кому повышают зарплату и доверяют проекты: секрет самоходных сотрудников
Каким должен быть современный помощник: навыки и качества
Опыт Татьяны позволяет составить портрет кандидата. Её путь в профессию был не линейным (по образованию она философ и социолог), а отбор на последнее место работы больше напоминал кастинг на ключевую роль. Сегодня помощник руководителя — это сочетание профессиональных компетенций и развитых личных качеств, где софт-скиллы нередко важнее хард-скиллов.
Hard Skills: профессиональный фундамент
Это база, без которой невозможно войти в профессию. Современный помощник должен уверенно владеть:
- 1С и системами электронного документооборота (СЭД): это must have для ведения финансовой и административной деятельности.
«Проверка почты, проверка 1С, расписание заданий — стандартный рабочий день», — говорит Татьяна.
- Технологиями организации госзакупок: один из ключевых навыков, особенно в госсекторе и крупных компаниях.
«Речь идёт о полном цикле: от поиска поставщиков и составления техзадания до заключения контракта и контроля исполнения. По сути, я веду проект от потребности до результата», — поясняет Татьяна.
- Финансовой грамотностью: ведение бюджета подразделения, сбор и аналитика расходов — то, что отличает помощника от «Верочки с кофе».
- Проектным управлением: координация всех этапов задач, от идеи до реализации.
Soft Skills: главный капитал
Настоящая ценность помощника не столько в технических знаниях, сколько в гибких навыках. Главный из них — умение выстраивать диалог на всех уровнях, считает Татьяна.
- Коммуникация: умение выстраивать конструктивный диалог с коллегами на всех уровнях. Это не просто вежливость, а стратегический инструмент.
«Я инвестирую время в человеческие отношения с коллегами. В кризис спасает именно это: можно позвонить и сказать "нужна помощь", и тебе помогут», — делится Татьяна.
- Ответственность, инициативность: способность принимать решения в отсутствие руководителя.
«Было и так, что во время болезни руководителя в разгар проекта я взяла управление на себя. Иначе мы подвели бы не только его, но и весь коллектив», — вспоминает помощник руководителя.
- Стрессоустойчивость: работа не ограничивается графиком «с 9 до 18», срочные задачи и необходимость всегда быть на связи требуют железных нервов.
«Бывает, телефон не умолкает даже поздним вечером, и я должна быть на связи, чтобы оперативно решить срочный вопрос. Это не про переработки, это про ответственность. Быть всегда на связи — часть профессии», — поясняет Татьяна.
- Адаптивность: готовность постоянно учиться.
«Когда в мои обязанности вошла работа с молодёжной политикой, я прошла курсы повышения квалификации, чтобы досконально разобраться в теме», — рассказывает Татьяна.
Личные качества
Помимо навыков, важны личные качества: харизма (которая, по словам Татьяны, даже «передаётся по наследству» от сильного руководителя), лояльность, умение хранить конфиденциальность, умение создать комфортную рабочую атмосферу и понимание психологии людей. Именно эта комбинация — эмпатия плюс дисциплина — превращает помощника из исполнителя в стратегического партнёра, который предугадывает потребности руководителя и закрывает их ещё до того, как они будут озвучены.
Перспективы и карьерный рост
Считать должность секретаря, офис-менеджера или помощника тупиковой ошибочно. Опыт всестороннего участия в работе компании открывает два направления развития: вертикальное и горизонтальное.
Вертикальный рост: от исполнителя к архитектору процессов
Постепенный переход от тактики к стратегии. Накопленный опыт в администрировании, совмещённый с компетенциями в управлении проектами, позволяет претендовать на позиции, где зона ответственности расширяется до масштабов всего предприятия.
- Старший помощник / ассистент — координация коллег, менторство, сложные проекты.
- Руководитель секретариата — организация работы офиса руководства, управление командой, контроль cross-функциональных задач.
- Руководитель административного департамента — оптимизация бизнес-процессов, управление бюджетом, стратегическое планирование.
Горизонтальный рост: уникальный трамплин в смежные области
Помощник руководителя знает все бизнес-процессы и видит связи между отделами. Это открывает путь в:
- HR (управление персоналом);
- управление проектами;
- эвент-менеджмент;
- закупки и снабжение;
- корпоративные коммуникации.
Таким образом, помощник руководителя — это универсальный специалист, а опыт работы на такой позиции помогает построить успешную карьеру в разных сферах.
Горизонтальный карьерный рост: что это и как его построить
Парадокс ценности
Чем лучше помощник справляется со своей работой, тем труднее ему двигаться дальше внутри компании. Руководитель привыкает к идеальной поддержке и не хочет отпускать ценного сотрудника: искать и обучать замену слишком затратно. В итоге профессиональная незаменимость превращается в барьер для карьерного роста. Выход — искать возможности для развития «по горизонтали» в смежных сферах.
Где учиться и как развиваться
Сегодня помощников готовят в колледжах и техникумах по направлениям:
- документационное обеспечение и архивоведение;
- секретарь;
- офис-менеджер.
В вузах отдельной профессии «секретарь» нет, но полезны смежные направления: менеджмент, документоведение и архивоведение, лингвистика, юриспруденция, государственное и муниципальное управление.
Альтернативным вариантом могут стать курсы повышения квалификации, профпереподготовка по программам «офис-менеджмент» или «документоведение», корпоративные тренинги или прохождение сертификации.
Работодатели всё чаще смотрят не на диплом, а на реальные навыки. На собеседованиях проверяют умение решать практические задачи — например, составить корректное письмо или организовать процесс.
Постоянное обучение — ключевой навык
Функции помощника постоянно расширяются, поэтому учиться приходится регулярно. Курсы по управлению проектами, ораторскому искусству, цифровым инструментам или даже смежным областям становятся нормой. Это помогает оставаться востребованным и гибким.
Переподготовка и повышение квалификации: обязательная часть профессиональной жизни
Искусство быть помощником
Так что же такое современная профессия секретаря или личного помощника? Это история радикальной трансформации. Умер стереотип о «Верочке», чьи главные задачи — сплетничать и варить кофе. Родилась новая — многогранного, гибкого, стратегически мыслящего специалиста, который не обслуживает, а помогает руководителю вести бизнес.
- помощник отвечает за проекты, финансы, коммуникацию;
- строит горизонтальные связи в компании;
- берёт на себя часть управленческих решений;
- постоянно развивается.
Это уже история не о подчинении, а о партнёрстве, основанном на колоссальной ответственности и доверии. Это роль, которая требует не только профессиональных навыков, но и огромной личной зрелости.
«Для руководителя помощник — это и его "лицо", и правая рука, и создатель рабочего вайба. Как шутил мой бывший начальник, помощник — это "рабочая жена". Это, конечно, шутка, но в ней есть огромная доля правды: это отношения тотального доверия и синергии».
Татьяна Никулинапомощник проректора по молодёжной политике и воспитательной деятельности Томского государственного университета систем управления и радиоэлектроники (ТУСУР)
И в этом партнёрстве есть огромный плюс: если повезёт попасть к сильному лидеру, у него можно перенять бесценные профессиональные качества и даже харизму. Это уникальная школа жизни, бесценный опыт, который станет фундаментом для дальнейшего профессионального роста.
Главное о профессии секретаря в 2025 году
- Профессия секретаря претерпела радикальные изменения. Теперь это помощник руководителя — стратегический партнёр, а не просто исполнитель.
- Работа такого профессионала требует многозадачности: от управления проектами до финансов.
- Цифровые навыки и коммуникации (как внешние, так и внутри коллектива) стали ключевыми инструментами.
- Незаменимость этого специалиста повышает его ценность, но может тормозить карьеру.
- Постоянное обучение и адаптивность — обязательное условие для работы помощника руководителя.
- Современный секретарь — это универсальный специалист, который может вырасти как внутри компании, так и перейти в смежные сферы: HR, закупки, коммуникации, проектное управление.
Надоело, что путают с кадровиками: HR-менеджер о болях своей профессии